Feature-Request: Gefährdungsbeurteilung per WhatsApp

1. Kurzbeschreibung

Mitarbeiter sollen eine vollständige, rechtssichere Gefährdungsbeurteilung (GBU) direkt im Chat mit der internen WhatsApp-Petra durchführen können – geführt durch einen strukturierten Dialog, mit Foto- und Sprachnachricht-Upload, am Ende automatisch als prüffähiges PDF dokumentiert und dem jeweiligen Projekt bzw. der Baustelle zugeordnet.

Statt Papierformular, Excel-Vorlage oder separater Software macht der Polier oder Vorarbeiter die GBU dort, wo er ohnehin schon ist: in WhatsApp, am Handy, direkt vor Ort an der Baustelle.

2. Problem / Motivation

Die Gefährdungsbeurteilung ist gesetzlich verpflichtend (§ 5 / § 6 ArbSchG, § 3 BetrSichV) und muss dokumentiert werden – für jeden Betrieb, unabhängig von der Größe. In der Praxis ist sie aber genau das, was im Handwerksalltag liegen bleibt:

• Papier/Excel ist umständlich. Die GBU wird im Büro „nachgereicht", oft generisch und nicht baustellenspezifisch, oder schlicht vergessen.

• Hohe Haftungs- und Bußgeldrisiken. Bei Unfällen oder Kontrollen (Berufsgenossenschaft, Gewerbeaufsicht) ist die fehlende oder mangelhafte GBU ein ernstes Problem – zivil-, ordnungs- und ggf. strafrechtlich.

• Gerade Gerüstbau ist Hochrisiko. Absturz ist die häufigste Ursache für schwere und tödliche Arbeitsunfälle am Bau. Hier ist die baustellenspezifische GBU besonders wichtig und besonders oft unzureichend.

• Die Zielgruppe ist nicht „app-affin". Eine weitere Spezial-App wird nicht installiert oder nicht genutzt. WhatsApp dagegen ist auf jedem Handwerker-Handy bereits offen.

Die These: Wenn die GBU so einfach wird wie eine WhatsApp-Sprachnachricht, wird sie tatsächlich gemacht – baustellenspezifisch, zeitnah und dokumentiert. Das ist ein klarer, gut vermittelbarer Mehrwert und ein starkes Differenzierungsmerkmal von Petra gegenüber reinen Telefon-Assistenten.

3. Zielgruppe / Use Case

Primär (Pilot): Gerüstbau-Betriebe.

Personas:

• Polier / Kolonnenführer vor Ort – erstellt die GBU für den jeweiligen Auf-, Um- oder Abbau, oft mit dreckigen Händen / Handschuhen, bei Wind und Wetter.

• Geschäftsführer / Bauleiter – will sicherstellen, dass GBUs lückenlos vorliegen, und im Zweifel schnell darauf zugreifen.

• Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) / verantwortliche Person – pflegt Vorlagen, prüft Vollständigkeit, archiviert.

Sekundär (Ausbaustufe): weitere Gewerke mit jeweils eigenem Gefährdungskatalog (Dachdecker, Maler/Fassade, SHK, Elektro, GaLaBau …).

4. Lösungsidee – so funktioniert es

Petra führt durch einen geführten Dialog (Wizard) und nutzt dabei die interaktiven WhatsApp-Elemente (Auswahl-Buttons, Listen, Quick Replies), damit der Mitarbeiter möglichst wenig tippen muss. Wo es leichter ist, antwortet er per Sprachnachricht – Petra transkribiert und ordnet die Antwort selbstständig zu.

Beispiel-Dialog (Gerüstbau):

MA: Petra, ich brauche eine Gefährdungsbeurteilung für die Baustelle Hauptstraße 12.

Petra: Alles klar, ich lege eine neue Gefährdungsbeurteilung für Hauptstraße 12 an. Um welche Tätigkeit geht es? 1️⃣ Gerüstaufbau 2️⃣ Gerüstumbau 3️⃣ Gerüstabbau

MA: 1

Petra: Welche Gerüstart? 1️⃣ Arbeitsgerüst 2️⃣ Schutz-/Fanggerüst 3️⃣ Dachfanggerüst

MA: Arbeitsgerüst, Lastklasse 3, ca. 12 m Höhe

Petra: Verstanden. Wie ist der Untergrund? Tragfähig und eben, oder gibt es Besonderheiten (Gefälle, weicher Boden, Schächte)? Du kannst mir auch ein Foto schicken.

MA: [Foto vom Untergrund] Asphalt, leicht abschüssig zur Straße

Petra: Danke. Steht das Gerüst (teilweise) im öffentlichen Verkehrsraum, z. B. auf Gehweg oder Straße? ...

Am Ende fasst Petra die identifizierten Gefährdungen und die festgelegten Maßnahmen zusammen, der Verantwortliche bestätigt, und das System erzeugt automatisch eine prüffähige PDF-Gefährdungsbeurteilung, die im Projekt abgelegt wird.

5. Kernanforderungen (Must-haves)

1. Geführter Dialog mit Logik-Verzweigungen. Folgefragen hängen von den Antworten ab (z. B. „öffentlicher Verkehrsraum: ja" → Fragen zur Verkehrssicherung; „PSA gegen Absturz nötig" → Frage nach Rettungskonzept).

2. Branchenspezifische Vorlage / Gefährdungskatalog. Hinterlegter, fachlich geprüfter Katalog typischer Gefährdungen für Gerüstbau als Grundlage des Dialogs (siehe Abschnitt 6). Vorlage muss zentral pflegbar sein.

3. Projekt-/Baustellenzuordnung. Jede GBU ist eindeutig einer Baustelle/Adresse und einem Datum zugeordnet. Idealerweise Verknüpfung mit bestehenden Auftrags-/Kundendaten in Petra.

4. Foto-Upload aus WhatsApp. Bilder (Untergrund, Verankerung, Gefahrenstellen, fertiges Gerüst) werden direkt an die GBU angehängt und im PDF referenziert.

5. Sprachnachricht-Eingabe. Antworten per Voice-Message werden transkribiert und der jeweiligen Frage zugeordnet – zentral für Mitarbeiter mit belegten Händen vor Ort.

6. Maßnahmenlogik nach TOP-/STOP-Prinzip. Zu jeder relevanten Gefährdung werden Maßnahmen erfasst und in der korrekten Rangfolge dokumentiert: Substitution → Technisch → Organisatorisch → Personenbezogen (PSA).

7. Automatische, prüffähige PDF-Dokumentation. Enthält mindestens: Betrieb, Baustelle/Tätigkeit, Datum, verantwortliche Person, ermittelte Gefährdungen, Beurteilung, festgelegte Maßnahmen, Fotos, Bestätigung/Unterschrift.

8. Bestätigung durch verantwortliche Person. Am Ende ein expliziter Bestätigungsschritt (digitale Freigabe / einfache Unterschrift), inkl. Zeitstempel und Urheber → Nachvollziehbarkeit.

9. Audit-Trail. Wer hat wann was erfasst/geändert? Unveränderbare Ablage der finalen Version (Versionierung statt Überschreiben).

10. Zentrale Ablage & Zugriff. GBUs sind im Backend gebündelt einsehbar (für GF/Sifa), durchsuch- und exportierbar.

11. Wiederverwendung / Duplizieren. Eine bestehende GBU lässt sich als Vorlage für eine ähnliche Baustelle kopieren und anpassen (spart enorm Zeit bei Routinearbeiten).

6. Gerüstbau-spezifische Inhalte (Pilot)

Diese Punkte sollte der Dialog für Gerüstbau abdecken. Fachliche Endabnahme durch Sifa/Fachkraft erforderlich – das hier ist der Aufschlag aus Produktsicht, kein abschließender Rechtskatalog.

Rahmendaten der Baustelle/Tätigkeit:

• Tätigkeit: Aufbau / Umbau / Abbau

• Gerüstart: Arbeits- / Schutz- / Fang- / Dachfanggerüst

• Lastklasse (DIN EN 12811)

• Aufbauhöhe / Anzahl Gerüstlagen

• Untergrund (tragfähig? eben? Gefälle? Schächte/Hohlräume?)

• Verankerungsmöglichkeit am Bauwerk

• Witterung am Arbeitstag (Wind, Nässe, Eis, Gewitter)

• Öffentlicher Verkehrsraum betroffen? → Verkehrssicherung

• Befähigte Person / Qualifikation der Monteure vorhanden?

Typische Gefährdungen (Katalog):

• Absturz von Personen (oberste Priorität)

• Herabfallende Gegenstände / Gerüstbauteile

• Mangelnde Standsicherheit (Untergrund, Verankerung, Aussteifung)

• Witterung (Windgrenzwerte, Glätte, Sicht)

• Elektrische Gefährdung durch Freileitungen / Näherung an spannungsführende Teile

• Manuelle Handhabung schwerer Lasten (Bauteile heben/tragen)

• Verkehrsgefährdung bei Aufbau im öffentlichen Raum

• Beschädigte / unvollständige Gerüstbauteile

• Stolpern / Ausrutschen / Umknicken auf der Baustelle

Maßnahmen (Beispiele nach TOP/STOP):

• Technisch: montagesicherer Seitenschutz, Auffangnetze, gerüstinterne Aufstiege, nur geprüfte Bauteile

• Organisatorisch: Aufbau-/Verwendungsanleitung bzw. Montageanweisung, Sperr-/Gefahrbereiche, Reihenfolge, Freigabe/Kennzeichnung nach Fertigstellung

• Personenbezogen: PSA gegen Absturz (PSAgA) inkl. Rettungskonzept, Unterweisung, Einsatz befähigter Personen

Verwandter Anwendungsfall (Ausbaustufe): Nach Auf-/Umbau ist das Gerüst durch eine befähigte Person zu prüfen und zu kennzeichnen (Gerüstfreigabe / Prüfprotokoll). Dieser Schritt ist nah verwandt und könnte als zweites Modul ebenfalls über Petra laufen – sollte hier aber bewusst von der GBU abgegrenzt werden.

7. Rechtliche Anforderungen / Compliance

• Dokumentationspflicht: Ergebnisse, Maßnahmen und deren Überprüfung müssen dokumentiert werden (§ 6 ArbSchG). Das PDF muss diese Anforderungen erfüllen.

• Aktualisierungspflicht / Wirksamkeitskontrolle: Die GBU ist fortzuschreiben, wenn sich Bedingungen ändern, und ihre Wirksamkeit ist zu prüfen. → Bedarf an Erinnerungen/Wiedervorlage (siehe Nice-to-haves).

• Unterweisung: Die GBU-Ergebnisse müssen den Beschäftigten in einer Unterweisung vermittelt werden. Optional kann Petra die durchgeführte Unterweisung mitdokumentieren (wer wurde wann unterwiesen).

• Fachliche Validierung: Gefährdungskatalog, Maßnahmenvorschläge und PDF-Struktur sollten vor Launch durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit / unseren rechtlichen Kontakt freigegeben werden. Wir tragen hier produktseitig Verantwortung – das wollen wir sauber abgesichert haben.

• DSGVO: Fotos können Personen zeigen, Standort- und Mitarbeiterdaten werden verarbeitet → Speicherung, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen DSGVO-konform gestalten; Foto-Hinweis im Dialog.

8. Nice-to-haves / Ausbaustufen

• Mehrsprachigkeit: Dialog und PDF in mehreren Sprachen (z. B. einfaches Deutsch, Polnisch, Rumänisch, Türkisch) – am Bau hochrelevant. Voice-Eingabe in der Muttersprache, PDF auf Deutsch.

• Erinnerungen / Wiedervorlage: automatische Nachfrage bei neuer Baustelle, geänderten Bedingungen oder turnusmäßiger Überprüfung.

• Unterweisungs-Modul: Mitarbeiter bestätigen per WhatsApp den Erhalt der Unterweisung; Dokumentation der Teilnehmer.

• Gerüstfreigabe-/Prüfprotokoll als eigenes Modul (siehe Abschnitt 6).

• Weitere Gewerke: modularer Gefährdungskatalog, der pro Gewerk erweitert wird.

• Offline-Robustheit: sauberer Umgang mit schlechter Baustellen-Verbindung (Zwischenspeichern, späteres Nachsenden).

• Export/Schnittstellen: Übergabe an CP-Pro