Berechtigungen der Mitarbeiter Einschränken

Zur Auswahl steht nur Mitarbeiter und Admin Wobei Mitarbeiter Einträge Löschen können Vorschlag Neue Gruppe Hinzufügen (Experten) Mitarbeiter: Anrufe einsehen und in Status verschieben Kontakte Bearbeiten Experten: Anrufen und Kontakte Löschen Admin: Wie gehabt Einstellungen, Aufgaben, Stil und Wiki Oder Individuelle Rechtevergabe pro selbst angelegte Gruppe

API Ausbau für das Anlegen von Kontakten

Mitarbeiter-Erkennung Fuzzy / Alternative Schreibweisen

Petra versteht häufig die Namen von gewünschten Mitarbeitern falsch oder findet nicht die korrekte Schreibweise. Das führt dazu, dass sie den Kunden sagt, der Mitarbeiter sei nicht im Team. Abhilfe könnte schaffen, wenn die Namen fuzzy abgeglichen werden und Petra fragt, ob der dann übereinstimmende Mitarbeiter gemeint ist ("Schmied" angefragt, "Schmidt" verstanden, Petra schlägt "Schmied" vor). Und: Wenn Petra einen Mitarbeiter immer auf die gleiche Weise falsch schreibt, wäre es gut, wenn man quasi eine "phonetische" Schreibweise hinterlegen könnte. Also bspw.  "Adamczyk" kann als "Admschick" und "Adamzick" hinterlegt werden.

Anrufe als Excel (.xlsx) exportieren – inkl. Transkripte

**Problem / Use-Case** Kund:innen möchten ihre Anrufe außerhalb von HalloPetra auswerten – konkret geht es um **Anrufer-/Anrufraten** (z. B. wie viele Anrufe pro Zeitraum, pro Anrufer, Status/Weiterleitungen) sowie um die **Gesprächsinhalte (Transkripte)**. Heute gibt es in der Anrufübersicht **keinen Export** – die Daten müssen also manuell abgeschrieben werden, was Auswertungen praktisch unmöglich macht. **Gewünschte Lösung** Ein **Export der Anrufübersicht als Excel-Datei (.xlsx)** direkt aus dem Dashboard. Idealerweise mit: - der Anrufliste (Datum/Uhrzeit, Anrufer, Dauer, Status, Weiterleitung o. Ä.) für Anrufraten-Auswertungen - den zugehörigen **Transkripten** je Anruf - Berücksichtigung der aktuell gesetzten Filter (Zeitraum etc.) Ein echtes .xlsx (statt CSV) erleichtert die direkte Weiterverarbeitung in Excel spürbar (saubere Spalten, keine Umlaut-/Trennzeichen-Probleme). **Nutzen** Kund:innen können eigene Reportings/Auswertungen bauen (Anrufaufkommen, Erreichbarkeit, Themenanalyse via Transkripte), ohne die Daten manuell zusammenzutragen. **Herkunft** Kundenwunsch – Montum Gruppe (Lars Thon).

Outbound-Telefonie: Petra ruft Kunden proaktiv an

**Wunsch (Kunde: Paul Lebsack):** Petra soll nicht nur Anrufe annehmen, sondern auch selbst **ausgehende Anrufe** tätigen können – z. B. um Kunden zurückzurufen oder aktiv abzutelefonieren („voll Gas"). **Problem / Use-Case:** Aktuell ist Petra rein eingehend. Anliegen, die einen Rückruf brauchen (offene Anfrage, Terminabstimmung, Nachfassen), müssen manuell vom Team erledigt werden. Der Kunde möchte diesen Schritt an Petra übergeben. **Gewünschter Ablauf:** Beim Anlegen eines Outbound-Auftrags sollen Petra alle nötigen Infos mitgegeben werden können: - **Wunsch / Anliegen** des Anrufs - **Anfrage-Datum** - **Telefonnummer** - **E-Mail** - **Sonstige Infos** (z. B. aus einem vorangegangenen ersten Call) - Vorgegebene **Begrüßung** **Nutzen:** Rückrufe und Nachfass-Anrufe laufen automatisiert statt manuell → weniger Aufwand fürs Team, schnellere Reaktion beim Kunden, kein „vergessener" Rückruf. **Offen (noch mit Kunde zu klären):** automatischer Rückruf nach Inbound vs. manuell gestartete Anruf-Liste/Kampagne; Auslöser (Dashboard-Klick, Zeitplan, aus bestehendem Call heraus). _Hinweis: Intern existiert bereits eine Konzept-Seite „Proaktive Outbound-Anrufe durch Petra"._

Einzelverbindungsnachweis

Damit die Buchhaltung die Rechnung korrekt Prüfen kann, sollte ein einzelverbindungsnachweis monatlich ersichtlich sein um die Rechnungen prüfen zu können. Dieser sollte am besten mit der Rechnung im PDF mit eingefügt sein. Wie bei einer Telefonrechnung

Zu Mail

Lässt sich auch ein Feld setzte mit nicht sortieren aber Feedback vorbereiten.Ich muss sonst im Outlook nach de n Mails suchen

Gesprächsverlauf

Wenn ich mir die Gespräche anzeigen lasse, dann entsteht für mich der Eindruck, dass Petra und der Kunde gleichzeitig reden oder Petra zu langsam ist, weil der Kunde schon dazwischenredet ...???

Gesprächsprotokoll: bessere Lesbarkeit / visuelle Trennung im neuen Design

**Problem / Use-Case** Seit dem neuen Design ist das Gesprächsprotokoll (Transkript) deutlich schlechter lesbar, weil die visuelle Aufteilung weggefallen ist. Anwender:innen lesen die Protokolle regelmäßig durch, um Anrufe nachzuvollziehen — mit dem alten Layout ging das schneller und übersichtlicher. **Gewünschtes Ergebnis** Das Protokoll soll wieder auf einen Blick erfassbar sein — insbesondere eine klare visuelle Trennung zwischen den Sprechenden (Anrufer:in vs. Petra) und zwischen den einzelnen Beiträgen (z. B. durch abwechselnde Blöcke/Hintergründe, deutlichere Sprecher-Kennzeichnung, mehr Abstand). **Nutzen** - Schnelleres, angenehmeres Nachlesen von Gesprächen im Alltag - Weniger Fehler beim Zuordnen „wer hat was gesagt" - Design-Modernisierung beibehalten, ohne die Lesbarkeit zu verlieren **Kontext / Herkunft** Kundenfeedback von Elisa Dürr (Andreas Lutz GmbH), weitergeleitet über den Support. Kundin vermutet, dass es dazu bereits ähnliches Feedback gibt — Votes/Duplikate ggf. bündeln.

Angebote per Petra versenden & vom Kunden digital unterschreiben lassen

**Problem / Use-Case** Im Handwerksbetrieb bindet der Angebots-Workflow viel Bürozeit: Angebot rausschicken, hinterhertelefonieren, auf die unterschriebene Rückgabe warten, ablegen. Die Bürokraft hängt im manuellen Hin und Her. **Idee** Petra verschickt Angebote direkt an den Kunden und lässt sie digital unterschreiben — die Freigabe (inkl. Rückfluss des unterschriebenen Dokuments) läuft automatisch. Eng verzahnt mit der Terminbuchung: nach Auftragsfreigabe direkt den Termin setzen. **Wert** - Weniger manueller Aufwand für die Bürokraft (Versand, Nachfassen, Ablage entfallen) - Schnellere Auftragsfreigabe → kürzere Zeit bis zum Termin - Stützt die „Bürokraft-These": passt direkt in Track 2 „Büro" der Produktvision (Angebote/Aufträge/Unterlagen) und ergänzt die bereits geplante Terminbuchung (Track 1) **Nachfrage** Mehrere Betriebe wünschen das (u.a. Thorsten Hungerland Sanitär- und Heizungstechnik) — eingebracht über Support/Vertrieb. **Offen / zu klären** - Welches Signatur-Verfahren (rechtssicher / eIDAS-konform nötig?) - Soll das unterschriebene Angebot automatisch zurück ins ERP/CRM? - Über welche Kanäle versenden (E-Mail, WhatsApp)?

Telefonnummern kopierbar machen

Icloud Kalender Sync

Ab wann wird die Synchronisation von icloud.com Kalendern möglich sein ? Ich kann nicht mit den Microsoft und Google Kalendern arbeiten

Straßennamen prüfen Straßenverzeichnissen prüfen.

Petra erkennt Straßennamen häufig halbwegs korrekt, aber halt nur halbwegs. Im Internet finden sich aber Straßenverzeichnisse, anhand derer eine Straße mit vorhandener PLZ auf Schreibweise geprüft werden könnte. ggf. dann auch - wenn es die von Petra erkannte schreibweise unter der PLZ nicht gibt, anhand von Ähnlichkeitssuchen bzw.Rückfragen an den Anrufer

Routenplanung bei Terminvereinbarung durch Petra

Es ist wichtig für eine vernünftige Terminplanung das Petra die Termine die vor oder nach einer Lücke im Kalender drinnen stehen sich anschaut und eine Routenplanung durchführt, damit Petra Sinnvoll Termine mit den Anrufern besprechen kann. Für uns kann Petra keine Termine machen so lange eine Routenplanung nicht verfügbar ist, damit die Mitarbeiter nicht durch Termine von Petra kreuz und Quer durch die Stadt geschickt würden, oder unsere Menschlichen die von Petra gemachten Termine ständig wieder ändern müssten.

Mitarbeiter in mehreren Abteilungen

Kann ein Mitarbeiter in mehre Abteilungen hinzugefügt werden. Es gibt überschneidene Zugehörigkeiten. Zusätzlich gibt es eine Notdienstgruppe in der div. Mitarbeiter zusätzlich sind

Sparing Raum

wir kennen von der Websitenbearbeitung einen Bereich, in dem quasi das Erstellte angezeigt wird, ohne das es veröffentlicht wird. Ein Raum / bereich in dem man die Szenarien von Notdienst, Kundenanruf bis Terminvereinbarung selber testen kann.

Statistik | Auswertungen

Es wäre gut, wenn wir in HalloPetra Statistiken dazu auswerten könnten, wie viel % der Anrufer aufgelegt haben, wie viele an welchen Mitarbeiter weitergeleitet wurden, usw. Also im Prinzip ein Statistik Dashboard um z.B. die Annahmequote der Mitarbeiter zu tracken.

Kontaktspalten

Es wäre sinnvoll, in den Kontakten eine zusätzliche Spalte “Kontaktgruppe” einzuführen. Hiermit könnte man schnell erkennen, ob ein (von Petra aufgenommener) Kontakt bereits zu einer Kontaktgruppe (z.B. Kunden) zugeordnet wurde. (Alternative wäre z.B. ein Button “Nur nicht zugeordnete Kontakte anzeigen)

Filtermöglichkeit bei Anrufen

Es wäre toll eine weitere Filtermöglichkeit bei Anrufen zu haben bzgl. Mehrfachanrufe gleicher Rufnummer / Name. Auch wenn unbekannt. Ebenfalls wäre es gut auf den ersten Blick sehen oder filtern zu können ob eine Anrufweiterleitung erfolgreich war oder nicht.

Anruf Status

Hallo halloPetra-Team, ich habe eine Frage / Bitte zum Anruf-Dashboard: Wenn Petra einen Anrufer erfolgreich an einen Mitarbeiter weiterleitet, erscheint im Anrufe-Dashboard der Anruf mit dem Status "Neu". Das führt dazu, dass sich unser Team gegenseitig auf verpasste Anrufe hinweist, die aber gar nicht verpasst wurden. Können erfolgreich weitergeleitete Anrufe bitte automatisch als "Erledigt" oder "Weitergeleitet" deklariert werden?

Ticketsystem

Bei uns rufen viele Kunden zu einem Problem oft mehrfach an. Ist es möglich, dass Petra bei einer Störungsaufnahme eine Auftragsnummer vergibt und diese dem Kunden auch mitteilt und Petra bei erneutem Anrufen vom Kunden eine Rückmeldung zur bearbeitung geben kann. z.B: Kunde XY meldet eine Störung. Der Anruf wird bei Petra auf “An Techniker übergeben” gesetzt. Sollte der Kunde nun erneut anruft, kann Petra dies dem Kunden so weitergeben, dass der Auftrag in Bearbeitung ist.

Petra als Whatsapp Chatbot

Ein Petra Chatbot für Whatsapp Business wäre super. Wir haben solch einen Chatbot bereits ausprobiert für unseren Whatsapp Business Account, das hat super funktioniert und nimmt Arbeit ab. Aber wir würden uns freuen wenn dies in Zukunft bei Petra möglich wäre, damit wir in Zukunft nur eine KI mit Daten füttern müssen und nicht zwei Verschiedene Systeme wie zur Zeit.

Verbesserung der Spracherkennung speziell bei Namen

Petra versteht leider häufig die Namen falsch. Das passiert auch bei verhältnismäßig leichten Namen. In jedem Fall sollten Namen mit den hinterlegten Kontakten abgeglichen werden.

HalloPetra APP

Ich würde mich über eine HalloPetra App freuen, in der Ich Petra Hinweise von unterwegs aus just in Time vom Smartphone aus geben kann da ich viel unterwegs bin wäre das hilfreich. Auf dem Smartphone im Browser funktioniert das so aktuell absolut nicht und ich muss mir die ganzen Anweisungen dann merken oder Aufschreiben um diese dann später noch Mühevoll am Rechner oder Laptop ein zu geben. Eine App wäre hier das richtige zeitgemäße Tool denke ich.

Korrektes Geschlecht anhand (klassischer) Vornamen

… falls das noch Zeitgemäß ist… Mir ist schon mehrfach aufgefallen, dass ein Vorname erkannt wurde z.B. weiblich ist, die Person dann aber mit “Herr” angeredet wurde. Vielleicht könnten Petra anhand von Namenslisten zumindest klassische/gängige Vornamen lernen und dann die Personen korrekt ansprechen

Petra soll auf das Wartungsmodul im Taifun zurückgreifen und für alle einegtreganen Kunden in einem Monat Termin anfragen und in den Kalender der Wartungstechniker eintragen können.

Musik während Weiterleitungsversuch

Es wäre gut, wenn während des Weiterleitungsversuches an einen Mitarbeiter eine Musik abgespielt werden würde (z.B. Hintergrundgeräusch auf Fahrstuhl wechseln). Aktuell gibt es oft Verwirrung der Anrufer, da Stille herrscht bzw. nur die normalen Hintergrundgeräusche zu hören sind. Ebenso wäre es gut, wenn die Reaktionszeit von Petra schneller wäre, es ist öfters nicht genau ersichtlich, ob sie einen verstanden hat oder was sie gerade macht.

Bei Weiterleitung Mitarbeiter vorab Zusammenfassung über Anruf geben

Wenn eine Weiterleitung an einen Mitarbeiter erfolgt, wäre es klasse, wenn Petra den Mitarbeiter vorab über den Anruf informieren könnte

Chatbot

Ein Petra Chatbot für die Webseite wäre super. Grüße Simon

Echtzeitanzeige der genutzten Anrufminuten

Eine Echtzeitanzeige, wie viele Minuten aus dem Gesamtvolumen bereits verbraucht wurden.

stundenweise Abwesenheiten

Bei den Abwesenheiten lassen sich nur ganze Tage definieren. WIr würden gerne auch nur stundenweise Abwehsenheiten (z.B. interne Schulung von 15:-17:00 Uhr) hinterlegen können

Reaktion von Petra bei Weiterleitung (Wenn Zielperson nicht erreichbar ist)

Status Quo Petra geht ran und verbindet mit Zielperson Weiterleitung wird durchgeführt —> Zielperson ist aber nicht erreichbar Petra geht wieder ran —> Problem Petra fängt das Gespräch neu an und erkennt den Anrufer nicht (Ergebnis: Anrufer sind frustriert) WUNSCH: Petra sollte erkennen, dass die Zielperson offensichtlich nicht erreichbar ist und dann fragen ob jemand anderes helfen kann oder eine Notiz erstellt werden soll.

Selbst erstellte Formular

Selbst erstellte Formulare für das Verschicken nach einem Anruf

Auswertung der Daten

Eine Statistik-Auswertung der Anrufe wäre hilfreich z. B. wie viele Anrufe pro Tag, Monat, Uhrzeit oder Wochentag eingehen. Das würde helfen, Stoßzeiten zu erkennen und die Erreichbarkeit zu optimieren.

Kontakte inkl. Firmennamen

Bitte ergänzt die Kontakte um ein Feld für den Firmennamen. Dann können mehrere Kontakte die uns über dieselbe Nummer anrufen besser auseinandergehalten werden und besser geroutet werden. Daneben erfasst Petra manchmal einen Vornamen, der überhaupt nicht genannt wurde. Das Feld “Vornamen” aber zu leeren oder freizulassen, wird nicht akzeptiert (Fehlermeldung).

Emails an Petra weiterleiten

Petra verarbeitet die E-Mail automatisch und schreibt neben einer vorgeschlagenen Antwort auch direkt passende Aktionen wie z. B. einen Rückruf zur Termin-Vereinbarung

2 Notizfunktionen

Idee: Wenn man im Dashboard die Anrufe mit 2 Notizfunktionen hinterlegen könnte, könnten die Anrufe durch Petra, bei erneutem Anruf beantwortet werden. Eine für interne Notizen (…versucht anzurufen…..Email geschrieben…. Material bestellt…) und eine 2te auf die Petra zugreifen kann, wenn der Kunde nochmal anruft. Z.B.: Kunde fragt nach einer Bestellung, wir versuchen zurückzurufen, erreichen den Kunden nicht, schreiben zu dem Telefonat eine Notiz (Material trifft in der kommenden Woche ein), der Kunde ruft zurück und Petra kann auf unsere Notiz zurückgreifen……..