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Whatsapp integration

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Whatsapp Integration

Hendric Martens

Kann ein Mitarbeiter in mehre Abteilungen hinzugefügt werden. Es gibt überschneidene Zugehörigkeiten. Zusätzlich gibt es eine Notdienstgruppe in der div. Mitarbeiter zusätzlich sind

Can an employee be added to multiple departments? There are overlapping affiliations. In addition, there is an emergency service group in which various employees are additionally included.

Employees in multiple departments

Mitarbeiter in mehreren Abteilungen

An Anonymous User

Make phone numbers copyable

Telefonnummern kopierbar machen

Petra verarbeitet die E-Mail automatisch und schreibt neben einer vorgeschlagenen Antwort auch direkt passende Aktionen wie z.&nbsp;B. einen Rückruf zur Termin-Vereinbarung

Petra processes the e-mail automatically and, in addition to a suggested reply, also directly writes suitable actions such as a callback to arrange an appointment

Forward emails to Petra

Emails an Petra weiterleiten

… falls das noch Zeitgemäß ist… Mir ist schon mehrfach aufgefallen, dass ein Vorname erkannt wurde z.B. weiblich ist, die Person dann aber mit “Herr” angeredet wurde. Vielleicht könnten Petra anhand von Namenslisten zumindest klassische/gängige Vornamen lernen und dann die Personen korrekt ansprechen

... if that's still appropriate... I have noticed on several occasions that a first name was recognized as female, for example, but the person was then addressed as "Mr." Perhaps Petra could learn at least the classic/common first names from lists of names and then address people correctly.

Correct gender based on (traditional) first names

Korrektes Geschlecht anhand (klassischer) Vornamen

wir kennen von der Websitenbearbeitung einen Bereich, in dem quasi das Erstellte angezeigt wird, ohne das es veröffentlicht wird. Ein Raum / bereich in dem man die Szenarien von Notdienst, Kundenanruf bis Terminvereinbarung selber testen kann.

We know an area from website editing in which what has been created is displayed without being published. A room / area in which you can test the scenarios from emergency service, customer call to appointment scheduling yourself.

Sparing space

Sparing Raum

Jens Henrotte

API expansion for creating contacts

API Ausbau für das Anlegen von Kontakten

Petra erkennt Straßennamen häufig halbwegs korrekt, aber halt nur halbwegs. Im Internet finden sich aber Straßenverzeichnisse, anhand derer eine Straße mit vorhandener PLZ auf Schreibweise geprüft werden könnte. ggf. dann auch - wenn es die von Petra erkannte schreibweise unter der PLZ nicht gibt, anhand von Ähnlichkeitssuchen bzw.Rückfragen an den Anrufer

Petra often recognizes street names more or less correctly, but only more or less. However, there are street directories available online that can be used to verify the spelling of a street based on its ZIP code. If necessary—if the spelling recognized by Petra isn’t listed under that ZIP code—the system can then use similarity searches or ask the caller for clarification.

Check street names. Check street directories.

Straßennamen prüfen Straßenverzeichnissen prüfen.

Zur Auswahl steht nur Mitarbeiter und Admin Wobei Mitarbeiter Einträge Löschen können Vorschlag Neue Gruppe Hinzufügen (Experten) Mitarbeiter: Anrufe einsehen und in Status verschieben Kontakte Bearbeiten Experten: Anrufen und Kontakte Löschen Admin: Wie gehabt Einstellungen, Aufgaben, Stil und Wiki Oder Individuelle Rechtevergabe pro selbst angelegte Gruppe

The only options are Employee and Admin Employees can delete entries Suggestion: Add new group (experts) Employees: View calls and move them to status Edit contacts Experts: Delete calls and contacts Admin: As before Settings, tasks, style, and wiki Or individual rights assignment per self-created group

Restrict employee permissions

Berechtigungen der Mitarbeiter Einschränken

Dustin Heyer

Petra should be able to access the maintenance module in Taifun and request appointments for all existing customers in a month and enter them in the maintenance technicians' calendar.

Petra soll auf das Wartungsmodul im  Taifun zurückgreifen und für alle einegtreganen Kunden in einem Monat Termin anfragen und in den Kalender der Wartungstechniker eintragen können.

Martin Steinkühler

Ein Petra Chatbot für Whatsapp Business wäre super. Wir haben solch einen Chatbot bereits ausprobiert für unseren Whatsapp Business Account, das hat super funktioniert und nimmt Arbeit ab. Aber wir würden uns freuen wenn dies in Zukunft bei Petra möglich wäre, damit wir in Zukunft nur eine KI mit Daten füttern müssen und nicht zwei Verschiedene Systeme wie zur Zeit.

A Petra chatbot for WhatsApp Business would be great. We have already tried out a chatbot like this for our WhatsApp Business account, and it worked really well and reduced our workload. But we would be delighted if this were possible with Petra in the future, so that we only have to feed data into one AI system rather than two different systems as is currently the case.

Petra as a WhatsApp chatbot

Planned

Petra als Whatsapp Chatbot

Ich fände es schön, wenn es künftig eine Option gäbe, Petra als Chatbot auf der eigenen Website einzubinden. Besonders hilfreich wäre sowohl eine flexible Einbettungs- bzw. API-Lösung, damit man Petra selbst konfigurieren kann, als auch eine einfache Integration über ein WordPress-Plugin.

I would love it if there was an option to integrate Petra as a chatbot on your own website in the future. A flexible embedding or API solution so that you can configure Petra yourself would be particularly helpful, as would simple integration via a WordPress plugin.

Possibility to integrate Petra on the company website (WordPress)

Möglichkeit, Petra auf der Firmenwebsite (WordPress) einzubinden

Ihre Gesundheitspartner

Ich würde mich über eine HalloPetra App freuen, in der Ich Petra Hinweise von unterwegs aus just in Time vom Smartphone aus geben kann da ich viel unterwegs bin wäre das hilfreich. Auf dem Smartphone im Browser funktioniert das so aktuell absolut nicht und ich muss mir die ganzen Anweisungen dann merken oder Aufschreiben um diese dann später noch Mühevoll am Rechner oder Laptop ein zu geben. Eine App wäre hier das richtige zeitgemäße Tool denke ich.

I would love to have a HalloPetra app that would allow me to give Petra instructions on the go, right from my smartphone. Since I travel a lot, this would be very helpful. Currently, this is not possible at all on a smartphone browser, so I have to remember all the instructions or write them down and then laboriously enter them later on my computer or laptop. I think an app would be the right tool for this.

HelloPetra APP

HalloPetra APP

Petra versteht leider häufig die Namen falsch. Das passiert auch bei verhältnismäßig leichten Namen. In jedem Fall sollten Namen mit den hinterlegten Kontakten abgeglichen werden.

Unfortunately, Petra often misunderstands names. This also happens with relatively easy names. In any case, names should be checked against the stored contacts.

Improvement of speech recognition, especially for names

Verbesserung der Spracherkennung speziell bei Namen

Ein Petra Chatbot für die Webseite wäre super.Grüße Simon

A Petra chatbot for the website would be great.Regards Simon

Chatbot

Simon Holzhauser

Ich möchte, dass Petra erkennt, wenn ein Kunde mehrfach am selben Tag oder innerhalb eines bestimmten Zeitraumes anruft. Sie soll den Anrufer dann darauf hinweisen und ihm mitteilen, dass sein Anliegen bereits aufgenommen wurde und sich ein Kollege schnellstmöglich meldet. Das ist wichtig, um Kunden zu beruhigen und Doppeleinträge bzw. unnötige Rückfragen zu vermeiden.

I want Petra to recognize when a customer calls multiple times on the same day or within a certain period of time. She should then point this out to the caller and inform them that their request has already been recorded and that a colleague will get back to them as soon as possible. This is important in order to reassure customers and avoid duplicate entries or unnecessary queries.

Recognition of repeat callers with dialog prompt

Erkennung von wiederholten Anrufern mit Dialoghinweis

Carina Tants

Ab wann wird die Synchronisation von icloud.com Kalendern möglich sein ?Ich kann nicht mit den Microsoft und Google Kalendern arbeiten

When will it be possible to synchronize icloud.com calendars?I can't work with Microsoft and Google calendars.

iCloud Calendar Sync

Icloud Kalender Sync

Es ist wichtig für eine vernünftige Terminplanung das Petra die Termine die vor oder nach einer Lücke im Kalender drinnen stehen sich anschaut und eine Routenplanung durchführt, damit Petra Sinnvoll Termine mit den Anrufern besprechen kann. Für uns kann Petra keine Termine machen so lange eine Routenplanung nicht verfügbar ist, damit die Mitarbeiter nicht durch Termine von Petra kreuz und Quer durch die Stadt geschickt würden, oder unsere Menschlichen die von Petra gemachten Termine ständig wieder ändern müssten.

For sensible scheduling, it is important that Petra looks at the appointments before and after a gap in the calendar and plans a route so that she can discuss sensible appointments with callers. Petra cannot make appointments for us as long as route planning is not available, so that employees are not sent all over town by Petra's appointments, or our staff have to constantly change the appointments made by Petra.

Route planning when making appointments with Petra

Routenplanung bei Terminvereinbarung durch Petra

Tobias Obermann

Beim verknüpfen des Kalenders mit Google wird mir folgende Fehlermeldung angezeigt <img data-width="100%" data-align="left" alt="" data-featurebase-content-key="68692cea3825e63f366c9ce9/post/698065eadbb9a476fde36e5f/019c1d8d-fc51-77e1-a1dd-eb85db15abb9/b64u-QmlsZHNjaGlybWZvdG8gMjAyNi0wMi0wMiB1bSAwOS41Mi40Mi5wbmc.png" src="https://68692cea3825e63f366c9ce9.featurebase-attachments.com/c/post/698065eadbb9a476fde36e5f/019c1d8d-fc51-77e1-a1dd-eb85db15abb9/b64u-QmlsZHNjaGlybWZvdG8gMjAyNi0wMi0wMiB1bSAwOS41Mi40Mi5wbmc.png?X-Amz-Expires=3600&amp;X-Amz-Date=20260708T190000Z&amp;X-Amz-Algorithm=AWS4-HMAC-SHA256&amp;X-Amz-Credential=DO801TYC4FCVNNEKURKM%2F20260708%2Ffra1%2Fs3%2Faws4_request&amp;X-Amz-SignedHeaders=host&amp;X-Amz-Signature=39442dce9c3452822d6dee2c2a60a6a7dc3844c416fd1d3f21ccbebee40cdf1e" data-featurebase-content-filename="Bildschirmfoto 2026-02-02 um 09.52.42.png">

When linking the calendar to Google, I get the following error message <img data-width="100%" data-align="left" alt="" data-featurebase-content-key="68692cea3825e63f366c9ce9/post/698065eadbb9a476fde36e5f/019c1d8d-fc51-77e1-a1dd-eb85db15abb9/b64u-QmlsZHNjaGlybWZvdG8gMjAyNi0wMi0wMiB1bSAwOS41Mi40Mi5wbmc.png" src="https://68692cea3825e63f366c9ce9.featurebase-attachments.com/c/post/698065eadbb9a476fde36e5f/019c1d8d-fc51-77e1-a1dd-eb85db15abb9/b64u-QmlsZHNjaGlybWZvdG8gMjAyNi0wMi0wMiB1bSAwOS41Mi40Mi5wbmc.png?X-Amz-Expires=3600&amp;X-Amz-Date=20260708T190000Z&amp;X-Amz-Algorithm=AWS4-HMAC-SHA256&amp;X-Amz-Credential=DO801TYC4FCVNNEKURKM%2F20260708%2Ffra1%2Fs3%2Faws4_request&amp;X-Amz-SignedHeaders=host&amp;X-Amz-Signature=39442dce9c3452822d6dee2c2a60a6a7dc3844c416fd1d3f21ccbebee40cdf1e" data-featurebase-content-filename="Bildschirmfoto 2026-02-02 um 09.52.42.png">

Google Calendar link (Google blocks the app)

Google-Kalender-Verknüpfung (Google blockiert die App)

Hallo, Um Rückrufe besser koordinieren zu können wäre es Super, wenn je Mitarbeiter ein Kalender hinzugefügt werden könnte. So hat der Mitarbeiter zum einen den Rückruf direkt bei sich im Terminplaner stehen und die Rückrufe können nach Themen und Zuständigkeit direkt von Petra Terminiert werden

Hello, In order to better coordinate callbacks, it would be great if a calendar could be added for each employee. This way, the employee would have the callback directly in their appointment planner and the callbacks can be scheduled directly by Petra according to topic and responsibility

Employee calendar

Mitarbeiterkalender

Tobias Molitor

Bei uns rufen viele Kunden zu einem Problem oft mehrfach an. Ist es möglich, dass Petra bei einer Störungsaufnahme eine Auftragsnummer vergibt und diese dem Kunden auch mitteilt und Petra bei erneutem Anrufen vom Kunden eine Rückmeldung zur bearbeitung geben kann. z.B: Kunde XY meldet eine Störung. Der Anruf wird bei Petra auf “An Techniker übergeben” gesetzt. Sollte der Kunde nun erneut anruft, kann Petra dies dem Kunden so weitergeben, dass der Auftrag in Bearbeitung ist.

Many of our customers often call us several times about a problem. Is it possible for Petra to assign an order number when a fault is recorded and also inform the customer of this and for Petra to provide feedback on processing when the customer calls again? e.g.: Customer XY reports a fault. The call is set to "Handed over to technician" at Petra. If the customer now calls again, Petra can inform the customer that the order is being processed.

Ticket system

Ticketsystem

Nachrichtentechnik Paulick

Selbst erstellte Formulare für das Verschicken nach einem Anruf

Self-created forms for sending after a call

Self-created form

Selbst erstellte Formular

Wenn eine Weiterleitung an einen Mitarbeiter erfolgt, wäre es klasse, wenn Petra den Mitarbeiter vorab über den Anruf informieren könnte

If a call is forwarded to an employee, it would be great if Petra could inform the employee about the call in advance

When forwarding employees, provide a summary of the call in advance

Completed

Bei Weiterleitung Mitarbeiter vorab Zusammenfassung über Anruf geben

Eine Echtzeitanzeige, wie viele Minuten aus dem Gesamtvolumen bereits verbraucht wurden.

A real-time display of how many minutes of the total volume have already been used.

Real-time display of call minutes used

Echtzeitanzeige der genutzten Anrufminuten

Enrico Grabowski

Bei den Abwesenheiten lassen sich nur ganze Tage definieren. WIr würden gerne auch nur stundenweise Abwehsenheiten (z.B. interne Schulung von 15:-17:00 Uhr) hinterlegen können

Only whole days can be defined for absences. We would also like to be able to define only hourly absences (e.g. internal training from 15:-17:00)

Absences by the hour

stundenweise Abwesenheiten

Torsten Lukas

Status Quo<ol><li>Petra geht ran und verbindet mit Zielperson</li><li>Weiterleitung wird durchgeführt —&gt; Zielperson ist aber nicht erreichbar</li><li>Petra geht wieder ran —&gt; Problem Petra fängt das Gespräch neu an und erkennt den Anrufer nicht (Ergebnis: Anrufer sind frustriert)</li></ol>WUNSCH: Petra sollte erkennen, dass die Zielperson offensichtlich nicht erreichbar ist und dann fragen ob jemand anderes helfen kann oder eine Notiz erstellt werden soll.

Status Quo<ol><li>Petra answers and connects with target person</li><li>The call is forwarded -&gt; but the target person cannot be reached</li><li>Petra answers again -&gt; Problem Petra restarts the call and does not recognize the caller (result: callers are frustrated)</li></ol>WISH: Petra should recognize that the target person is obviously not available and then ask if someone else can help or if a note should be created.

Reaction from Petra when forwarded (if target person cannot be reached)

Reaktion von Petra bei Weiterleitung (Wenn Zielperson nicht erreichbar ist)

Raphael Juchler

Eine Statistik-Auswertung der Anrufe wäre hilfreich z. B. wie viele Anrufe pro Tag, Monat, Uhrzeit oder Wochentag eingehen. Das würde helfen, Stoßzeiten zu erkennen und die Erreichbarkeit zu optimieren.

A statistical evaluation of the calls would be helpful, e.g. how many calls are received per day, month, time or day of the week. This would help to identify peak times and optimize availability.

Evaluation of the data

Auswertung der Daten

Herrmann Haustechnik GmbH

Bitte ergänzt die Kontakte um ein Feld für den Firmennamen. Dann können mehrere Kontakte die uns über dieselbe Nummer anrufen besser auseinandergehalten werden und besser geroutet werden. Daneben erfasst Petra manchmal einen Vornamen, der überhaupt nicht genannt wurde. Das Feld “Vornamen” aber zu leeren oder freizulassen, wird nicht akzeptiert (Fehlermeldung).

Please add a field for the company name to the contacts. This makes it easier to distinguish between several contacts calling us on the same number and to route them better. In addition, Petra sometimes enters a first name that was not mentioned at all. However, leaving the "First name" field empty or blank is not accepted (error message).

Contacts incl. company name

Kontakte inkl. Firmennamen

Daniel Zitto

Hallo, es wäre Super, das Petra wenn der gesprächsteilnehmer einen Mitarbeiter Namen sagt diesen dann anhand der Mitarbeiterliste versucht zu erkennen. Mein Name ist Molitor und Petra versteht Monitor und sagt dem Gesprächsteilnehmer dann auch das Herr Monitor zurückruft. Ähnliches bei meinem Mitarbeiter Herrn Opladen. Hier hat ein Kunde den Rückruf von Herrn Oppenhöfer gewünscht. Petra verspricht den Rückruf durch Herrn Oppenhöfer. Hier wäre es Sinnvoll das Sie nur Mitarbeiternamen nennt die auch in der Mitarbeiterliste stehen

Hello, it would be great if Petra could try to recognize an employee's name from the employee list when the call participant says it. My name is Molitor and Petra understands Monitor and then tells the call participant that Mr. Monitor will call back. It's similar with my employee Mr. Opladen. Here a customer has requested a callback from Mr. Oppenhöfer. Petra promises that Mr. Oppenhöfer will call back. Here it would make sense that she only mentions employee names that are also in the employee list

Employee recognition in conversation

Mitarbeitrerkennung im Gespräch

It would be very helpful to have a note field for each call. This way you can note that a callback has been unsuccessful so far. Then three employees don't call the same person because they think there hasn't been a callback yet

Es wäre sehr Hilfreich ein Notizfeld zu jedem Anruf zu haben. So kann man vermerken dass ein Rückruf bisher erfolglos war. Dann rufen nicht drei Mitarbeiter die gleiche Person an weil sie denken es gab noch keinen Rückruf

Nick Janßen

Idee: Wenn man im Dashboard die Anrufe mit 2 Notizfunktionen hinterlegen könnte, könnten die Anrufe durch Petra, bei erneutem Anruf beantwortet werden. Eine für interne Notizen (…versucht anzurufen…..Email geschrieben…. Material bestellt…) und eine 2te auf die Petra zugreifen kann, wenn der Kunde nochmal anruft. Z.B.: Kunde fragt nach einer Bestellung, wir versuchen zurückzurufen, erreichen den Kunden nicht, schreiben zu dem Telefonat eine Notiz (Material trifft in der kommenden Woche ein), der Kunde ruft zurück und Petra kann auf unsere Notiz zurückgreifen……..

Idea: If you could store the calls in the dashboard with 2 note functions, the calls could be answered by Petra when the customer calls again. One for internal notes (...tried to call.....Email written.... Material ordered...) and a second one that Petra can access if the customer calls again. E.G.: Customer asks for an order, we try to call back, don't reach the customer, write a note about the phone call (material arrives in the coming week), the customer calls back and Petra can access our note........

2 Note functions

2 Notizfunktionen

Henning Junghans

Im Gespräch sollte Petra den Kunden richtig ansprechen. Im Transcript steht dieser jedoch oft falsch. Daher muss ich davon ausgehen, das Sie den Kunden auch falsch anspricht. Über das Adressbuch oder die API hat Petra jedoch den richtigen Namen. hier wäre ein Abgleich gut

Petra should address the customer correctly during the conversation. In the transcript, however, this is often wrong. I must therefore assume that she is also addressing the customer incorrectly. However, Petra has the correct name via the address book or the API. a comparison would be good here