Petra als mobile Assistentin: Aufgaben per WhatsApp/Widget diktieren → zentrale ToDo-Liste

**Problem** Betriebsinhaber führen ihre Aufgabenliste (z. B. MS To Do) komplett händisch. Unterwegs – auf der Baustelle, zwischen Terminen, nach einem Telefonat – ist das Eintippen umständlich; Infos gehen verloren oder landen erst Stunden später in der Liste. Die Liste ist dabei „wild gemischt": Projektdetails, Anruf-Infos, spontane Ideen. **Wunsch** Petra als persönliche Assistentin, die auf dem Handy immer erreichbar ist: - **Eingang per WhatsApp**: Eine Nachricht an Petra (Text oder Sprache) wird automatisch als Aufgabe erfasst. - **One-Tap-Widget (iPhone)**: Taste drücken, Aufgabe einsprechen, fertig. - **Zentrale ToDo-Liste in Petra**: Am PC geht der Inhaber die Liste durch und arbeitet sie ab. Geräteübergreifend wie MS To Do – der Kunde würde dafür von MS To Do wechseln. **Beispiel-Aufgaben aus der Praxis** 1. „ToDo: [Projektdetail / Notiz]" → reiner Listeneintrag 2. „Sag Michael Bescheid, dass er mich zum Feierabend anrufen soll" → Delegation an Mitarbeiter (Benachrichtigung) 3. „Such mir die Nummer von Kunde X aus den Stammdaten raus" → Lookup in der Branchensoftware (hier: Taifun) **Nutzen** - Nichts geht unterwegs verloren; Aufgaben entstehen dort, wo sie anfallen - Anruf-Infos von Petra und eigene Notizen landen in EINER Liste - Mitarbeiter-Delegation ohne Umweg über eigene Anrufe/Nachrichten - Macht Petra vom reinen Telefonassistenten zum täglichen Arbeitswerkzeug des Inhabers **Mögliche Ausbaustufen** 1. ToDo-Liste im Dashboard + Erfassung per WhatsApp-Nachricht an Petra 2. Mitarbeiter-Delegation („sag X Bescheid") als Aktion aus der Nachricht heraus 3. Stammdaten-Abfrage über bestehende Integrationen (Taifun, Vertical Software, …) 4. iOS-Widget / Siri-Shortcut als Schnellzugriff **Quelle:** Kundenwunsch Stefan Eckers Sanitär und Heizung (nutzt Taifun; Petra heißt dort „Marie").

Freigabe-Karte für die Routing-Änderung wird im Petra-Chat nicht angezeigt

Freigabe-Karte für die Routing-Änderung wird im Petra-Chat nicht angezeigt

Notdienstplaner: Farben frei wählbar (nach Gewerk oder Mitarbeiter)

**Problem / Use-Case** Im Notdienstplaner sind die Farben aktuell offenbar fest vorgegeben. Ein Kunde (Geerkens GmbH) möchte die Farben selbst festlegen können, um den Plan auf einen Blick lesbar zu machen — z. B. **Sanitär = blau**, **Heizung = rot**. **Gewünschtes Verhalten** - Farben pro Eintrag frei wählbar - Zuordnung idealerweise **nach Gewerk** (z. B. Sanitär, Heizung) **oder nach Mitarbeiter** - Für viele reichen schon wenige feste Farben ("zwei Farben würden mir reichen"), aber selbst festlegbar **Nutzen** - Notdienstplan auf einen Blick verständlich (welches Gewerk / wer hat Bereitschaft) - Weniger Verwechslungen bei der Einteilung - Individuell an den Betrieb anpassbar **Offene Punkte** - Farbe an **Gewerk** ODER an **Mitarbeiter** knüpfen (oder beides wählbar)? - Feste Farbpalette vs. freier Farbwähler

Sprachauswahl

Es gibt derzeit nur die Auswahl zwischen einer Sprache oder alle Sprachen. Es wäre wünschenswert, wenn man auswählen könnte welche Sprachen erkannt werden können. Damit kann auch schon einiges fehlerpotential für Missverständnisse eingegrenzt werden, gerade bei kurzen Aussagen

Anrufer-Id wird bei Weiterleitung zu Hallopetra nicht gezeigt.

kann hallopetra denSIP-Diversion-Header auswerten und die Original-Nummer darüber anzeigen kann.

Wichtige Wissens-Punkte priorisieren / stärker gewichten

**Problem / Use-Case** Petra berücksichtigt die im Wissen hinterlegten Hinweise nicht immer zuverlässig — wichtige Punkte gehen im Gespräch teils unter. Betriebe haben aktuell keine Möglichkeit, einzelnen Wissens-Punkten mehr Gewicht zu geben; alle Punkte werden gleichrangig behandelt. **Wunsch** Einzelne Wissens-Punkte als „besonders wichtig" markieren können, damit Petra sie im Telefonat stärker/verlässlicher berücksichtigt (z. B. Preis-/Sicherheitshinweise, feste Regeln wie „immer nach X fragen", Rückruf-Regeln). **Erwarteter Nutzen** - Kritische Hinweise werden im Gespräch verlässlich beachtet → weniger Nachfassen, weniger Fehler. - Betriebe können steuern, was Petra „auf keinen Fall vergessen" darf. **Offene Design-Fragen (noch zu klären)** - Reicht ein einfaches „Wichtig"-Flag (Hervorhebung) oder braucht es Abstufungen / eine Rangfolge? - Soll die Priorität immer gelten oder nur situativ (z. B. je Aufgabe / Anrufertyp)? **Quelle:** Support-Meldung (Betrieb: M-SOFT Organisationsberatung), über Lennart Vogt.

Einwilligungs-/Opt-In-Begrüßung mit Folge­verhalten (kurze Begrüßung bzw. höfliches Blockieren)

## Problem / Use-Case Betriebe möchten beim **ersten** Anruf eine offizielle Einwilligungs-/Opt-In-Ansage vorlesen (z. B. Zustimmung zur KI-Bearbeitung/Aufzeichnung des Gesprächs). Der Anrufer soll aktiv zustimmen oder ablehnen. - **Zustimmung (Opt-In):** Anrufer wird in eine Opt-In-Liste aufgenommen und ab dann **kürzer begrüßt** (die lange Ansage entfällt bei jedem weiteren Anruf). - **Ablehnung (Opt-Out):** Anrufer wird künftig **mit einer freundlichen Ansage blockiert** (bzw. das Gespräch nicht per KI weitergeführt). ## Nutzen - Rechtssicherheit/DSGVO: dokumentierte Einwilligung vor der KI-Bearbeitung. - Bessere Anrufer-Erfahrung: Stammanrufer hören die lange Rechtsansage nicht bei jedem Anruf. - Klarer, freundlicher Umgang mit Anrufern, die nicht einwilligen. ## Heute nur teilweise abbildbar Kontaktgruppen (Auto-Zuordnung), begrüßungs-abhängige Bedingungen und die Blockier-Aktion mit eigenem Ansagetext decken Teile ab. **Lücken:** 1. Eine Begrüßung kann heute keine Ja/Nein-Einwilligung abfragen, darauf warten und verzweigen (Einwilligungs-Schritt VOR dem Gespräch fehlt). 2. Die Opt-In/Opt-Out-Zuordnung wirkt erst ab dem nächsten Anruf (Bedingungen werden zu Anrufbeginn ausgewertet) — „Opt-Out beendet den laufenden Anruf höflich" braucht eigene Logik. 3. Einwilligung als nachweisbares, dokumentiertes Konzept statt handgebauter Kontaktgruppe. ## Offene Punkte - Haupttreiber: Rechtlich/DSGVO vs. Komfort? - Opt-Out = dauerhaft blockieren oder ohne KI/Aufzeichnung weiterführen bzw. an Menschen durchstellen? - Einwilligung einmalig oder bei Richtlinienänderung erneut abfragen? _Quelle: Kundenwunsch NIBE Systemtechnik GmbH (über Support)._

E-Mail Bilder

Eingebettete Bilder aus eingehenden E-Mails werden in Petra nicht angezeigt und sind nicht anklickbar – obwohl sie im Outlook-Postfach sichtbar sind. Umschalten zwischen HTML und Reintext ändert nichts.

Webhook-Auslöser bei manueller Statusänderung eines Anrufs

Betr. Webhook-Auslöser bei manueller Statusänderung eines Anrufs – besonders beim Wechsel auf „Erledigt“. Hallo Team, es wäre super wenn ihr es möglich macht, eine manuelle Statusänderung als Auslöser für einen Webhook zu konfigurieren. Wir überwachen in einem Firmeneigenen Dashboard u.a. die Anzahl der offenen eingegeangenen Anrufe, können aber nicht sehen wenn diese auf "Erledigt" gesetzt wurden, da dies kein auslösendes Ereignis ist. Wäre großartig wenn ihr das möglich macht. Als Handwerker haben wir große Schmerzen damit, dass viele für sich gute und nötige Softwarelösungen nicht gut verzahnen lassen. Daran arbeiten wir intern, daher die konkrete Anfrage. beste Grüße, Markus Birenheide

Doppelte Belegung der Terminslots

Bei der Buchungsseite „Wartungstermin Heizung Mahlsdorf“ werden bereits gebuchte Zeitslots weiterhin als frei angezeigt. Kunden können denselben Termin mehrfach buchen. Bitte die Verfügbarkeitsprüfung und Kalenderanbindung prüfen.

Mail-Entwurf

Ich habe die Funktion Mail-Entwurf verfassen vor ca. einer Woche deaktiviert. Petra schreibt sie aber trotzdem noch...

imap Passwort Änderung

Hi, wir haben unser imap Postfach Passwort geändert. Wo kann ich es neu eintragen ohne die Verbindung zu trennen und alles bereits gesammeltes Wissen zu löschen? Grüße Dirk

Probleme bei mehreren Postfächern

In der gezeigten Postfach-Einstellung gibt es dafür keinen Punkt. Unter „Benutzer“, „Ordner“ und „Verbindung“ lässt sich kein Standard-Absender für neue Entwürfe festlegen. Das Problem ist daher nicht eine übersehene Einstellung bei dir: Sobald firma@ und berichte@ verbunden sind, fehlt für neue, von mir erstellte E-Mails die Absenderauswahl. Der Support muss eine von zwei Lösungen bereitstellen: - Standard-Absender je Postfach festlegen, oder - bei neuen Entwürfen ein Feld „Von“ zur Auswahl von firma@ beziehungsweise berichte@ anzeigen. Schreib dem Support: „Bei mehreren verbundenen Postfächern werden neue Petra-Entwürfe wegen eines unklaren Absenders blockiert. Bitte Standard-Absender oder Absenderauswahl für neue Entwürfe aktivieren.“

IMAP Unterordner

Hi, Petra kann die Emails in den IMAP Unterordnern nicht lesen. Was kann ich tun? Grüße Dirk

Kein imap sync

Imap Sync geht nicht obwohl in der Einstellungen als Grün "Bereit" markiert. Siehe Outlook Screenshot gibt es neue emails

Hi, Email/imap Sync hängt, siehe System Uhrzeit rechts unten

E-Mail-Benachrichtigungen: Wahl zwischen Standard-Vorlage und reduzierter (bildfreier) Vorlage

**Problem / Use-Case** Alle E-Mail-Benachrichtigungen werden aktuell mit dem Standard-Template versendet, das Bilder/Grafiken enthält. Diese müssen im Mail-Programm teils erst nachgeladen werden und werden nicht in jedem E-Mail-Account sauber dargestellt (z. B. bei blockierten Bildern, älteren Clients oder restriktiven Konten). Das führt zu „kaputt" oder unvollständig aussehenden Mails. **Wunsch** Beim Versand von E-Mails soll man zwischen zwei Vorlagen wählen können: 1. **Standard-Vorlage** (aktuell, mit Bildern/Grafiken) 2. **Reduzierte Vorlage** – schlicht, ohne nachzuladende Bilder, die in jedem E-Mail-Account zuverlässig und vollständig angezeigt wird. **Erwarteter Nutzen** - Mails kommen überall lesbar und vollständig an – unabhängig vom Mail-Programm oder blockierten Bildern. - Weniger „kaputte"/leere Darstellungen, professionellerer Eindruck. - Bessere Kompatibilität & tendenziell bessere Zustellbarkeit. **Grobe Idee** Auswahl-Option „Vorlage" bei den E-Mail-Benachrichtigungen (Aktionen). Offen zu klären: pro Benachrichtigung einstellbar vs. globaler Standard fürs Konto.

Kk

Übersicht der verbrauchten und offenen Minuten

Ich würde mich über eine Übersicht auf dem Dashbord freuen, wieviele Minuten von meinem Abo schon verwendet wurden und wieviele ich noch frei habe. Aktuell sehe ich nur, dass die Minuten zu Neige gehen und 92% schon verwendet worden sind.

Zu Mail

Lässt sich auch ein Feld setzte mit nicht sortieren aber Feedback vorbereiten.Ich muss sonst im Outlook nach de n Mails suchen