Petra als mobile Assistentin: Aufgaben per WhatsApp/Widget diktieren → zentrale ToDo-Liste
**Problem** Betriebsinhaber führen ihre Aufgabenliste (z. B. MS To Do) komplett händisch. Unterwegs – auf der Baustelle, zwischen Terminen, nach einem Telefonat – ist das Eintippen umständlich; Infos gehen verloren oder landen erst Stunden später in der Liste. Die Liste ist dabei „wild gemischt": Projektdetails, Anruf-Infos, spontane Ideen. **Wunsch** Petra als persönliche Assistentin, die auf dem Handy immer erreichbar ist: - **Eingang per WhatsApp**: Eine Nachricht an Petra (Text oder Sprache) wird automatisch als Aufgabe erfasst. - **One-Tap-Widget (iPhone)**: Taste drücken, Aufgabe einsprechen, fertig. - **Zentrale ToDo-Liste in Petra**: Am PC geht der Inhaber die Liste durch und arbeitet sie ab. Geräteübergreifend wie MS To Do – der Kunde würde dafür von MS To Do wechseln. **Beispiel-Aufgaben aus der Praxis** 1. „ToDo: [Projektdetail / Notiz]" → reiner Listeneintrag 2. „Sag Michael Bescheid, dass er mich zum Feierabend anrufen soll" → Delegation an Mitarbeiter (Benachrichtigung) 3. „Such mir die Nummer von Kunde X aus den Stammdaten raus" → Lookup in der Branchensoftware (hier: Taifun) **Nutzen** - Nichts geht unterwegs verloren; Aufgaben entstehen dort, wo sie anfallen - Anruf-Infos von Petra und eigene Notizen landen in EINER Liste - Mitarbeiter-Delegation ohne Umweg über eigene Anrufe/Nachrichten - Macht Petra vom reinen Telefonassistenten zum täglichen Arbeitswerkzeug des Inhabers **Mögliche Ausbaustufen** 1. ToDo-Liste im Dashboard + Erfassung per WhatsApp-Nachricht an Petra 2. Mitarbeiter-Delegation („sag X Bescheid") als Aktion aus der Nachricht heraus 3. Stammdaten-Abfrage über bestehende Integrationen (Taifun, Vertical Software, …) 4. iOS-Widget / Siri-Shortcut als Schnellzugriff **Quelle:** Kundenwunsch Stefan Eckers Sanitär und Heizung (nutzt Taifun; Petra heißt dort „Marie").
Freigabe-Karte für die Routing-Änderung wird im Petra-Chat nicht angezeigt
Freigabe-Karte für die Routing-Änderung wird im Petra-Chat nicht angezeigt
Notdienstplaner: Farben frei wählbar (nach Gewerk oder Mitarbeiter)
**Problem / Use-Case** Im Notdienstplaner sind die Farben aktuell offenbar fest vorgegeben. Ein Kunde (Geerkens GmbH) möchte die Farben selbst festlegen können, um den Plan auf einen Blick lesbar zu machen — z. B. **Sanitär = blau**, **Heizung = rot**. **Gewünschtes Verhalten** - Farben pro Eintrag frei wählbar - Zuordnung idealerweise **nach Gewerk** (z. B. Sanitär, Heizung) **oder nach Mitarbeiter** - Für viele reichen schon wenige feste Farben ("zwei Farben würden mir reichen"), aber selbst festlegbar **Nutzen** - Notdienstplan auf einen Blick verständlich (welches Gewerk / wer hat Bereitschaft) - Weniger Verwechslungen bei der Einteilung - Individuell an den Betrieb anpassbar **Offene Punkte** - Farbe an **Gewerk** ODER an **Mitarbeiter** knüpfen (oder beides wählbar)? - Feste Farbpalette vs. freier Farbwähler
Sprachauswahl
Es gibt derzeit nur die Auswahl zwischen einer Sprache oder alle Sprachen. Es wäre wünschenswert, wenn man auswählen könnte welche Sprachen erkannt werden können. Damit kann auch schon einiges fehlerpotential für Missverständnisse eingegrenzt werden, gerade bei kurzen Aussagen
Anrufer-Id wird bei Weiterleitung zu Hallopetra nicht gezeigt.
kann hallopetra denSIP-Diversion-Header auswerten und die Original-Nummer darüber anzeigen kann.
Wichtige Wissens-Punkte priorisieren / stärker gewichten
**Problem / Use-Case** Petra berücksichtigt die im Wissen hinterlegten Hinweise nicht immer zuverlässig — wichtige Punkte gehen im Gespräch teils unter. Betriebe haben aktuell keine Möglichkeit, einzelnen Wissens-Punkten mehr Gewicht zu geben; alle Punkte werden gleichrangig behandelt. **Wunsch** Einzelne Wissens-Punkte als „besonders wichtig" markieren können, damit Petra sie im Telefonat stärker/verlässlicher berücksichtigt (z. B. Preis-/Sicherheitshinweise, feste Regeln wie „immer nach X fragen", Rückruf-Regeln). **Erwarteter Nutzen** - Kritische Hinweise werden im Gespräch verlässlich beachtet → weniger Nachfassen, weniger Fehler. - Betriebe können steuern, was Petra „auf keinen Fall vergessen" darf. **Offene Design-Fragen (noch zu klären)** - Reicht ein einfaches „Wichtig"-Flag (Hervorhebung) oder braucht es Abstufungen / eine Rangfolge? - Soll die Priorität immer gelten oder nur situativ (z. B. je Aufgabe / Anrufertyp)? **Quelle:** Support-Meldung (Betrieb: M-SOFT Organisationsberatung), über Lennart Vogt.
Einwilligungs-/Opt-In-Begrüßung mit Folgeverhalten (kurze Begrüßung bzw. höfliches Blockieren)
## Problem / Use-Case Betriebe möchten beim **ersten** Anruf eine offizielle Einwilligungs-/Opt-In-Ansage vorlesen (z. B. Zustimmung zur KI-Bearbeitung/Aufzeichnung des Gesprächs). Der Anrufer soll aktiv zustimmen oder ablehnen. - **Zustimmung (Opt-In):** Anrufer wird in eine Opt-In-Liste aufgenommen und ab dann **kürzer begrüßt** (die lange Ansage entfällt bei jedem weiteren Anruf). - **Ablehnung (Opt-Out):** Anrufer wird künftig **mit einer freundlichen Ansage blockiert** (bzw. das Gespräch nicht per KI weitergeführt). ## Nutzen - Rechtssicherheit/DSGVO: dokumentierte Einwilligung vor der KI-Bearbeitung. - Bessere Anrufer-Erfahrung: Stammanrufer hören die lange Rechtsansage nicht bei jedem Anruf. - Klarer, freundlicher Umgang mit Anrufern, die nicht einwilligen. ## Heute nur teilweise abbildbar Kontaktgruppen (Auto-Zuordnung), begrüßungs-abhängige Bedingungen und die Blockier-Aktion mit eigenem Ansagetext decken Teile ab. **Lücken:** 1. Eine Begrüßung kann heute keine Ja/Nein-Einwilligung abfragen, darauf warten und verzweigen (Einwilligungs-Schritt VOR dem Gespräch fehlt). 2. Die Opt-In/Opt-Out-Zuordnung wirkt erst ab dem nächsten Anruf (Bedingungen werden zu Anrufbeginn ausgewertet) — „Opt-Out beendet den laufenden Anruf höflich" braucht eigene Logik. 3. Einwilligung als nachweisbares, dokumentiertes Konzept statt handgebauter Kontaktgruppe. ## Offene Punkte - Haupttreiber: Rechtlich/DSGVO vs. Komfort? - Opt-Out = dauerhaft blockieren oder ohne KI/Aufzeichnung weiterführen bzw. an Menschen durchstellen? - Einwilligung einmalig oder bei Richtlinienänderung erneut abfragen? _Quelle: Kundenwunsch NIBE Systemtechnik GmbH (über Support)._
Email Images
Embedded images in incoming emails are not displayed in Petra and cannot be clicked—even though they are visible in the Outlook inbox. Switching between HTML and plain text does not change anything.
Webhook Trigger When a Call's Status Is Changed Manually
Re: Webhook triggers when a call’s status is changed manually—especially when changing it to “Completed.” Hello Team, It would be great if you could make it possible to configure a manual status change as a trigger for a webhook. In our company’s internal dashboard, we monitor the number of open incoming calls, among other things, but we can’t see when they’ve been marked as “Completed” because this isn’t a trigger event. It would be great if you could make this possible. As tradespeople, we struggle with the fact that many software solutions—which are good and necessary in their own right—don’t integrate well with one another. We’re working on this internally, which is why we’re making this specific request. Best regards, Markus Birenheide
Double Booking of Appointment Slots
On the "Heating Maintenance Appointment in Mahlsdorf" booking page, time slots that have already been booked are still displayed as available. Customers can book the same appointment multiple times. Please check the availability check and calendar integration.
Changing Your IMAP Password
Hi, we've changed the password for our IMAP mailbox. Where can I enter the new password without disconnecting and deleting all the information we've already collected? Best regards, Dirk
Problems with Multiple Mailboxes
There is no option for this in the mailbox settings shown. Under “Users,” “Folders,” and “Connection,” there is no way to set a default sender for new drafts. The problem is therefore not a setting you’ve overlooked: As soon as firma@ and berichte@ are connected, the sender selection option is missing for new emails I create. Support must provide one of two solutions: - Set a default sender for each mailbox, or - Display a “From” field for new drafts that allows selection of firma@ or berichte@. Write to support: “When multiple mailboxes are linked, new drafts from Petra are blocked due to an unclear sender. Please enable a default sender or a sender selection option for new drafts.”
IMAP Subfolders
Hi, Petra can't read the emails in the IMAP subfolders. What can I do? Best regards, Dirk
No IMAP sync
Imap Sync isn't working even though it's marked as "Ready" (green) in the settings. See the Outlook screenshot—there are new emails.
Email Notifications: Choose between the standard template and a simplified (image-free) template
**Problem / Use Case** All email notifications are currently sent using the default template, which contains images and graphics. In some cases, these images must be reloaded in the email client and are not displayed correctly in every email account (e.g., when images are blocked, on older clients, or in accounts with restrictions). This results in emails that look “broken” or incomplete. **Request** When sending emails, users should be able to choose between two templates: 1. **Standard Template** (current, with images/graphics) 2. **Minimalist Template** – simple, without images that need to be loaded later, which is displayed reliably and completely in every email account. **Expected Benefits** - Emails arrive readable and complete everywhere—regardless of the email client or blocked images. - Fewer “broken”/empty displays, a more professional impression. - Better compatibility and, generally, better deliverability. **General Idea** “Template” selection option for email notifications (actions). To be clarified: configurable per notification vs. a global default for the account.
Overview of Used and Remaining Minutes
I'd appreciate seeing an overview on the dashboard showing how many minutes of my subscription have already been used and how many I still have left. Right now, I can only see that the minutes are running low and that 92% have already been used.
Go to Mail
Is it also possible to set a field to "Do not sort" but still prepare feedback? Otherwise, I'll have to search for the emails