Termine buchen & Abwesenheiten verwalten

Last updated 4 months ago

Mit dem Kalender kannst du Abwesenheiten verwalten, Termine planen und Petra automatisch Buchungen übernehmen lassen.

🧩 Drei Hauptfunktionen

1️⃣ Abwesenheiten verwalten→ Betriebsurlaub oder Mitarbeiterabwesenheiten festlegen

2️⃣ Termine automatisch buchen lassen→ Petra plant Termine direkt in deinen Kalender

3️⃣ Kalender verbinden→ Integration mit Google oder Outlook für automatische Terminplanung

🔗 Kalender verbinden

  • Petra kann Termine nur dann aktiv buchen, wenn sie mit deinem Google- oder Outlook-Kalender verknüpft ist.

  • Die Verbindung ist schnell eingerichtet – einfach auf „Verbinden“ klicken und dein Konto auswählen.

  • Du kannst auch ohne Integration fortfahren (dann ist nur die Übersicht aktiv).

🎄 Betriebs- und Mitarbeiterabwesenheiten

🏢 Betriebsurlaub

  • Lege deinen Betriebsurlaub an (z. B. Weihnachten 🎅).

  • Bestimme den Zeitraum und eine individuelle Begrüßung („Liebe Kunden, wir backen schon Plätzchen…“).

  • Entscheide, was Petra währenddessen darf:

    • Rückrufe annehmen ✅

    • Termine buchen ❌

    • Notdienst aktivieren ✅

👥 Mitarbeiterabwesenheiten

  • Markiere Urlaube oder Krankheiten deiner Mitarbeiter.

  • Wähle Vertretungen (z. B. Lennart ist im Urlaub → Sabine übernimmt).

  • Petra leitet automatisch Anrufe und Transkripte an die Vertretung weiter.

🕒 Terminvorlagen erstellen

Mit Terminvorlagen legst du fest, welche Art von Terminen Petra buchen darf.

Beispiel: Rückruftermin

  • Titel vergeben (z. B. Rückruftermin)

  • Dauer festlegen (z. B. 15 Minuten)

  • Ort bestimmen (Telefon oder Videoanruf)

  • Bestätigungs-SMS aktivieren (optional)

  • Kalender auswählen, in den gebucht werden darf (z. B. Lennarts Kalender)

  • Buchungsregeln definieren:

    • Vorlaufzeit

    • Maximaler Buchungshorizont

    • Pufferzeiten

    • Buchbare Tage (z. B. Mo–Fr oder auch Samstag)

🔄 Verbindung mit Aufgaben

Du kannst Terminvorlagen direkt mit Aufgaben verknüpfen, z. B.:

„Terminkoordination“ → Petra bietet dem Kunden automatisch passende Rückruftermine an.

✨ Mit dem Kalender von Petra steuerst du alle Abwesenheiten zentral und lässt Termine automatisch und intelligent buchen – damit dein Team immer perfekt organisiert bleibt. 🚀

Häufige Fragen

Kann Petra Termine buchen, ohne dass ein Kalender verbunden ist?

Ohne Kalenderverbindung kann Petra keine aktiven Buchungen vornehmen. Abwesenheiten lassen sich aber trotzdem verwalten.

Bekommt der Anrufer eine Terminbestätigung?

Ja, Petra kann nach einer Buchung automatisch eine SMS-Bestätigung senden.

Welche Kalender werden unterstützt?

Google Kalender und Outlook/Microsoft 365.