E-Mail-Postfach mit Petra verbinden

Was Petra für dich tut

Petra kümmert sich um dein E-Mail-Postfach. Sie liest jede neue E-Mail, sortiert sie in den passenden Ordner und fasst kurz zusammen, worum es geht. Wenn eine Antwort nötig ist, schreibt Petra sie für dich vor.

So bleibt keine Anfrage liegen, und du sparst jeden Tag Zeit im Büro.

Du entscheidest, wie viel Petra selbst erledigt. Petra löscht nie eine E-Mail.

Das brauchst du

• E-Mail Petra ist für deinen Betrieb gebucht. Du siehst das unter Konto → Abonnement.

• Die Anmeldedaten für dein E-Mail-Postfach. Petra funktioniert mit Gmail, Outlook, Exchange und fast allen anderen Anbietern, zum Beispiel GMX, IONOS, T-Online oder WEB.DE.

Tipp: Viele Anbieter, zum Beispiel GMX und WEB.DE, verlangen ein eigenes App-Passwort. Du legst es in den Sicherheitseinstellungen deines E-Mail-Kontos an.

Schritt 1: Postfach verbinden

1. Öffne in der Seitenleiste E-Mail → Einstellungen.

2. Klicke auf Postfach verbinden.

3. Wähle deinen Anbieter.

   

4. Melde dich mit deinem E-Mail-Konto an.

Deine Anmeldedaten sind sicher: Sie gehen verschlüsselt an unseren E-Mail-Dienstleister. HalloPetra speichert sie nicht.

Schritt 2: Petra einrichten

Danach führt dich HalloPetra durch vier kurze Schritte.

1. Postfach einrichten: Wähle Ganzes Team, wenn alle Mitarbeiter die E-Mails sehen sollen. Wähle Persönliches Postfach, wenn nur bestimmte Personen sie sehen sollen.

   

2. Ordner für Petra: Petra schaut sich dein Postfach kurz an. Wähle dann die Ordner, in die Petra deine E-Mails sortieren darf.

   

3. Was Petra tun darf: Petra schlägt dir Regeln vor, zum Beispiel für Notfälle und für neue Kunden. Bei einigen Regeln antwortet Petra direkt selbst.

   Du möchtest jede Antwort erst sehen? Klicke bei der Regel auf das Zahnrad. Wähle unter Was darf Petra? die Aktion Entwurf. Dann schreibt Petra die Antwort nur vor, und du schickst sie selbst ab.

   

4. Profil & Signatur: Sag Petra, wie sie schreiben soll, zum Beispiel ob ihr eure Kunden siezt. Prüfe deine Signatur, und klicke auf Fertig.

   

Fertig! Deine Regeln kannst du jederzeit unter E-Mail → Regeln ändern.

Was danach passiert

Petra schaut sich deine E-Mails der letzten Monate an. Dabei lernt sie, wie ihr mit euren Kunden schreibt. So kann sie deine E-Mails in Zukunft so beantworten, wie es zu deinem Betrieb passt.

Auf E-Mails, die schon vor dem Verbinden da waren, antwortet Petra nie selbst. Ab jetzt kümmert sie sich um jede neue E-Mail.

So arbeitest du mit Petra

Unter E-Mail → Postfach siehst du alle E-Mails: sortiert und mit einer kurzen Zusammenfassung.

• Petra hat eine Antwort vorbereitet: Lies sie, und klicke auf Senden. Wenn etwas nicht passt, schreib Petra in das Feld Was soll Petra ändern?, was sie ändern soll.

• Petra hat einen Vorschlag, zum Beispiel einen Ordner: Klicke auf Übernehmen.

Petras Entwürfe, deine Ordner und Spam-Markierungen siehst du auch in deinem gewohnten E-Mail-Programm.

Häufige Fragen

Schickt Petra E-Mails in meinem Namen ab?

Nur, wenn eine Regel das erlaubt. Ohne passende Regel schickt Petra nichts ab. Wie du Regeln einstellst, steht im Artikel Regeln: festlegen, was Petra mit deinen E-Mails tut.

Wie stelle ich ein, dass Petra nur Entwürfe schreibt?

1. Öffne E-Mail → Regeln.

2. Klicke auf die Regel.

3. Wähle unter Was darf Petra? die Aktion Entwurf.

Wer in meinem Betrieb sieht die E-Mails?

Das legst du unter Wer mitliest fest. Du findest es unter E-Mail → Einstellungen beim Postfach.

Petra kommt nicht mehr in mein Postfach. Was tue ich?

Das passiert zum Beispiel, wenn du dein Passwort geändert hast. Unter E-Mail → Einstellungen steht dann beim Postfach Neu verbinden. Klicke darauf, und melde dich neu an. Deine Regeln und alles, was Petra gelernt hat, bleiben erhalten.

Neu verbinden kann ein Eigentümer des Postfachs, also die Person, die es verbunden hat. Entferne das Postfach nicht: Sonst löscht HalloPetra die E-Mails und Regeln dieses Postfachs.

Kann ich mehrere Postfächer verbinden?

Ja. Klicke unter E-Mail → Einstellungen auf Neues Postfach hinzufügen. Jedes Postfach hat eigene Regeln.

Kann Petra Anhänge lesen?

Ja, bis 10 MB pro Datei, in gängigen Dateiformaten.

Du brauchst Hilfe?

Melde dich bei unserem Support. Wir verbinden dein Postfach gern gemeinsam mit dir.