Anrufe an Mitarbeiter weiterleiten
Last updated 4 months ago
Petra kann Anrufe oder Transkripte automatisch an die richtigen Mitarbeiter weiterleiten – per E-Mail oder telefonisch.
Das ist besonders praktisch, wenn dein Team aus mehreren Personen mit unterschiedlichen Aufgaben besteht.
🧑💼 Mitarbeiter anlegen
Gehe auf „Mitarbeiter erstellen“
Trage Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein
Lege die Arbeitszeiten fest
Du kannst hier flexibel entscheiden:
Während der regulären Öffnungszeiten
Nur an bestimmten Tagen (z. B. Mo–Mi)
Oder für Teilzeitkräfte mit festen Zeiten
🗂 Themenbereiche zuordnen
Die Themen sind entscheidend dafür, dass Petra versteht, welche Anliegen an welchen Mitarbeiter gehen.
Beispiel:
Sabine Schmidt arbeitet in der Buchhaltung →
Themen: Rechnungen, Rechnungsnummern, Mahnungen, Steuern
💡 Tipp: Verwende die Schlagwörter, die deine Kunden am Telefon tatsächlich nennen.
☎️ Telefonische Weiterleitung
Du entscheidest, wann Petra Anrufe an deine Mitarbeiter weiterleiten darf:
Jederzeit → Petra leitet immer durch
Während der Arbeitszeiten → Petra ruft nur innerhalb der definierten Zeiten an
Wenn verfügbar → Petra prüft den Kalender (bei Integration) und leitet nur durch, wenn der Mitarbeiter frei ist
📧 E-Mail-Routing
Bestimme, wann Petra Transkripte per E-Mail an deine Mitarbeiter schicken soll.
Empfehlung: Jederzeit, damit neue Nachrichten z. B. am nächsten Morgen direkt bearbeitet werden können.
💌 Dashboard-Zugang
Wenn du möchtest, dass ein Mitarbeiter auch Zugriff auf dein Dashboard hat:
Aktiviere „Dashboard-Einladung senden“
Der Mitarbeiter erhält eine Einladung an die hinterlegte E-Mail-Adresse
Du entscheidest, ob er mitarbeiten oder nur mitlesen darf
🔥 Notdienst einrichten
Für Notfälle kannst du spezielle Mitarbeiter oder Rufnummern hinterlegen:
Trage hier die Telefonnummer und ggf. eine separate E-Mail-Adresse ein
Definiere, was für dich ein Notfall ist (z. B. Heizungsstörung, Rohrbruch, Ausfall)
Meist gelten hier Arbeitszeiten außerhalb der Öffnungszeiten
✨ So stellst du sicher, dass jeder Anruf oder jedes Transkript automatisch bei der richtigen Person landet – und kein Anliegen verloren geht.
Häufige Fragen
Wie entscheidet Petra, an wen ein Anruf weitergeleitet wird?
Petra erkennt das Anliegen des Anrufers und gleicht es mit den hinterlegten Zuständigkeits-Themen der Mitarbeitenden ab.
Was passiert, wenn kein Mitarbeiter verfügbar ist?
Petra nimmt das Anliegen auf und sendet eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS.
Kann ich telefonisch und per Transkript weiterleiten?
Ja, beides ist möglich und pro Mitarbeiter und Situation individuell konfigurierbar.