Stimme, Tonfall & Persönlichkeit anpassen

Last updated 4 months ago

Im Bereich „Stil“ legst du fest, wie Petra klingt und wie sie sich am Telefon verhält.Diese Einstellungen haben großen Einfluss darauf, wie natürlich, sympathisch und professionell Petra von Anrufern wahrgenommen wird.

Nutze diesen Bereich, um Petra optimal an deinen Betrieb, deine Zielgruppe und deine Kommunikationskultur anzupassen.

🗣️ Stimme auswählen

Wähle die Stimme, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

  • Es stehen mehrere Stimmen zur Auswahl.

  • Einige Varianten enthalten leichte regionale Färbungen (z. B. hessisch oder rheinländisch).

  • Empfehlung: Teste die Stimme live, indem du dich selbst anrufst und Petra im Echtbetrieb anhörst.

Tipp: Eine vertraute Stimme erhöht Akzeptanz und Gesprächsqualität deutlich.

😀 Laune (Empfohlene Einstellung: Sehr gut)

Die Laune bestimmt, wie freundlich, lebendig und positiv Petra klingt.

  • Niedrigere Stufen wirken neutraler und sachlicher.

  • Höhere Stufen sorgen für eine offenere und herzlichere Gesprächsatmosphäre.

Empfehlung für den Start:Sehr gut – ideal für einen positiven ersten Eindruck am Telefon.

🧑‍🤝‍🧑 Ansprache

Hier legst du fest, wie Petra Anrufer anspricht:

  • Formell: Petra siezt konsequent.

  • Informell: Petra duzt durchgehend.

  • Passend (empfohlen): Petra startet mit „Sie“ und wechselt automatisch ins „Du“, sobald der Anrufer selbst duzt.

Diese Einstellung wirkt modern, respektvoll und gleichzeitig nahbar.

🔤 Kontaktdaten gegenbuchstabieren

Petra kann auf Wunsch Namen oder Kontaktdaten buchstabieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Mögliche Optionen:

  • Nur Vorname

  • Nur Nachname

  • Alle erfassten Kontaktdaten

Empfehlung:Deaktiviert lassen – das Buchstabieren verlängert Gespräche oft unnötig und ist in den meisten Fällen nicht erforderlich.

🗯️ Füllwörter

Petra kann kleine Füllwörter wie „äh“ oder „hm“ verwenden.

  • Diese machen die Sprache natürlicher und menschlicher.

  • Rein optional – Geschmackssache.

Du kannst diese Funktion jederzeit aktivieren oder deaktivieren, ohne andere Einstellungen zu beeinflussen.

🙇‍♀️ Verhalten bei Verständnisproblemen

Lege fest, wie Petra reagiert, wenn sie etwas nicht versteht.

Beispiel:„Entschuldigung, das habe ich nicht ganz verstanden. Können Sie das bitte wiederholen?“

  • Mit Entschuldigung: wirkt besonders höflich und serviceorientiert

  • Ohne Entschuldigung: direkter und etwas kürzer

Wähle die Variante, die besser zu deinem Kommunikationsstil passt.

🏢 Hintergrundgeräusche

Optional kannst du eine dezente Büro-Atmosphäre aktivieren, zum Beispiel leichtes Tastaturklackern oder unaufdringliche Hintergrundgeräusche.

Das sorgt für ein realistischeres Telefongefühl.Alternativ kannst du die Hintergrundgeräusche jederzeit vollständig deaktivieren.

🧩 Schlüsselbegriffe

Wenn Petra bestimmte Begriffe im Transkript falsch schreibt, zum Beispiel Fachbegriffe, Produktnamen oder Markennamen, kannst du hier gezielt eingreifen.

Beispiel:

  • Gesprochen: „Wiesmann“

  • Gewünscht: Viessmann

Einmal korrekt hinterlegt, verwendet Petra ab sofort die richtige Schreibweise.

🕐 Zeitabhängige Begrüßungen

Im Dashboard unter Einstellungen → Begrüßungen kannst du für verschiedene Zeitfenster eigene Ansagen hinterlegen:

  • Standard-Begrüßung (während Öffnungszeiten)

  • Mittagspausen-Ansage

  • Außerhalb der Öffnungszeiten

  • Wochenende und Feiertage

  • Urlaubsmodus (Betriebsferien)

Wenn du den Urlaubsmodus aktivierst, kann Petra Anrufende automatisch mit einer passenden Ansage informieren und ausgewählte Aufgaben pausieren.

📛 Anzeigename ändern

Den angezeigten Namen von Petra kannst du in den Einstellungen anpassen. Die Änderung gilt für das Dashboard und ggf. für Benachrichtigungs-E-Mails.

✅ Fazit

Mit den Stil-Einstellungen stellst du sicher, dass Petra freundlich und professionell klingt, zu deinem Betrieb und deiner Zielgruppe passt, natürlich und menschlich wirkt sowie effizient und verständlich telefoniert.

Ein kurzer Testanruf lohnt sich – kleine Anpassungen im Stil machen oft einen großen Unterschied im Kundenerlebnis.

Häufige Fragen

Wie viele Stimmen gibt es?

Es stehen mehrere Stimmen mit unterschiedlichen Akzenten zur Auswahl. Empfehlung: Teste die Stimme live, indem du dich selbst anrufst.

Kann ich einstellen, ob Petra duzt oder siezt?

Ja. Du kannst die Ansprache fest auf Du oder Sie setzen – oder Petra passt sich automatisch an den Anrufer an.

Welche Laune-Einstellung wird empfohlen?

„Sehr gut gelaunt" sorgt für eine durchgängig freundliche Gesprächsatmosphäre.

Wie ändere ich die Begrüßung, die Petra spricht?

Gehe zu Einstellungen → Begrüßungen im Dashboard. Dort bearbeitest du den Begrüßungstext für das gewünschte Zeitfenster und speicherst die Änderung.

Kann Petra außerhalb der Öffnungszeiten anders antworten?

Ja. Hinterlege eine separate Begrüßung für „Außerhalb der Öffnungszeiten". Petra wechselt automatisch basierend auf deinen hinterlegten Öffnungszeiten.

Wie richte ich eine Urlaubsansage ein?

Aktiviere den Urlaubsmodus im Kalenderbereich und hinterlege den Zeitraum. Petra verwendet dann automatisch eine angepasste Ansage und pausiert optional ausgewählte Aufgaben.

Wie ändere ich den Anzeigenamen von Petra?

Den angezeigten Namen kannst du in den Einstellungen anpassen. Die Änderung gilt für das Dashboard und ggf. für Benachrichtigungs-E-Mails.