Belege mit deiner Warenwirtschaft verbinden

Was die Anbindung für dich tut

Mit einer Anbindung arbeiten Belege und Warenwirtschaft Hand in Hand:

• Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen landen von selbst in deinem ERP. Du tippst nichts ab.

• Mit dem HalloPetra-Gateway kommen deine Bestellungen und Projekte aus dem ERP zu Petra. So vergleicht sie jede Rechnung mit deiner Bestellung.

Du entscheidest, wann Petra einen Beleg übergibt: erst nach der Freigabe oder sofort beim Eingang.

Das brauchst du

• Belege, siehe Belege: Petra prüft deine Lieferantenbelege.

• Eine Warenwirtschaft, die UGL-Dateien einlesen kann, oder eine der Warenwirtschaften unten.

• Einen Admin-Zugang in HalloPetra. Nur Admins sehen die Zugangsdaten für dein ERP.

Tipp: Die Anbindung richten wir gemeinsam mit dir ein. Melde dich beim Support, bevor du in deinem ERP etwas umstellst.

Welche Warenwirtschaft wie angebunden wird

• UGL ist das Austauschformat des Elektro- und SHK-Großhandels. Die meisten Warenwirtschaften für Handwerker lesen es ein.

• SFTP ist ein gesicherter Ordner im Internet. Dein ERP holt die Dateien dort ab.

• ODX ist die Schnittstelle von TAIFUN.

Mit M-SOFT PasstPrime nutzt du beide Wege: das Gateway für Projekte und Bestellungen, UGL für die Belege zurück ins ERP.

Schritt 1: Zugang einrichten lassen

Melde dich beim Support. Wir legen deinen Abholordner und deine Zugangsdaten an. Für das Gateway installieren wir das Programm gemeinsam mit dir auf deinem Server.

Schritt 2: Zugangsdaten ins ERP eintragen

1. Öffne Belege → Einstellungen, und wähle den Reiter Gateway.
   Hier stehen die Daten für deinen Abholordner, nicht für das HalloPetra-Gateway.

2. Unter Zugangsdaten für dein ERP findest du Server, Port, Benutzername, Passwort und Abholordner.

3. Trag diese Daten in deinem ERP in der Schnittstellen-Einrichtung ein.

4. Stell den Import auf die Ordner unter Hier landen deine Belege ein. Groß- und Kleinschreibung zählen.

Schritt 3: Festlegen, wann Petra übergibt

Unter Wann Belege übergeben werden wählst du:

• Bei Freigabe: Petra übergibt einen Beleg erst, wenn er freigegeben ist. Freigeben kannst du, oder Petra, wenn Stimmige Belegketten selbst freigeben an ist. Das ist die Voreinstellung.

• Sobald alles zugeordnet ist: Lieferscheine und Auftragsbestätigungen übergibt Petra sofort. Eine Rechnung übergibt sie ohne Freigabe, sobald sie jede Lieferung darauf einer Bestellung aus deinem ERP oder einer Auftragsbestätigung zugeordnet hat und der Abgleich nichts beanstandet. Gutschriften, Sammelrechnungen und Rechnungen mit Abweichung gibst du weiter selbst frei.

• Direkt bei Eingang: Petra übergibt jeden Beleg, sobald sie ihn gelesen hat, ohne Prüfung. Korrekturen danach erreichen dein ERP nicht mehr.

Fertig! Du änderst diese Einstellung jederzeit im Reiter Gateway.

Was danach passiert

In der Belegliste siehst du bei jedem Beleg, wie weit er ist:

• SFTP · nicht übergeben: Der Beleg ist fällig, liegt aber noch nicht im Abholordner. Hol ihn im Export mit Übergabe nachholen nach.

• SFTP · abholbereit: Der Beleg liegt im Abholordner.

• SFTP · abgeholt: Dein ERP hat den Beleg abgeholt.

Ist das HalloPetra-Gateway verbunden, legt Petra standardmäßig keine eigenen Projekte an. Ein Beleg ohne passendes Projekt wartet unter Ohne Projekt, bis es das Projekt in deinem ERP gibt. Du möchtest, dass Petra trotzdem Projekte anlegt? Schalte unter Belege → Einstellungen Fehlende Projekte selbst anlegen ein.

Lieferanten mit eigenem Ordner

Manche Warenwirtschaften erwarten jeden Lieferanten in einem eigenen Ordner. Öffne dazu den Lieferanten unter Belege → Lieferanten, und trag unter Eigener Abholordner den Ordnernamen ein. Der Ordner entsteht sofort. Belege von Lieferanten ohne eigenen Ordner landen im gemeinsamen Ordner.

TAIFUN

ODX ist die Schnittstelle von TAIFUN. Über ODX holt TAIFUN deine Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen bei Petra ab. Eine Rechnung geht als ZUGFeRD hinaus, eine Rechnung, die schon als ZUGFeRD ankam, unverändert.

1. Öffne als Admin im Kontomenü Integrationen → TAIFUN (ODX).

2. Erzeuge einen Zugang für TAIFUN, und trag ihn in TAIFUN ein.

3. Schalte Belege übergeben ein.

Petra stellt dann jede ab jetzt eingehende Auftragsbestätigung, jeden Lieferschein und jede Rechnung für TAIFUN bereit. Eine Rechnung, deren Summen nicht aufgehen, wartet, bis du sie korrigiert hast.

Häufige Fragen

Oben steht „Dein ERP holt keine Belege mehr ab.“ Was mache ich?

Belege liegen seit über zehn Tagen im Abholordner. Klicke auf Zugangsdaten ansehen. Prüf, ob der Abruf in deinem ERP läuft und dort die aktuellen Zugangsdaten stehen.

Oben steht „Deine Belege kommen nicht mehr in deinem ERP an.“ Was mache ich?

Petra konnte Belege nicht in den Abholordner legen. Klicke auf Belege nachholen. Scheitert es wieder, steht dort der Grund. Melde dich dann beim Support.

Ein Beleg fehlt in meinem ERP. Kann ich ihn nachschicken?

Steht am Beleg SFTP · nicht übergeben, klicke auf Export und unter Übergabe an dein ERP auf Übergabe nachholen. Ein schon abgeholter Beleg geht nicht noch einmal raus.

Holt Petra einen Beleg aus dem ERP zurück, wenn ich ihn lösche?

Nein. Eine Datei im Abholordner bleibt liegen, auch wenn dein ERP sie noch nicht geholt hat. Lösch den Beleg dann in deinem ERP selbst. Einen Beleg, den TAIFUN noch nicht abgeholt hat, zieht Petra zurück.

Mein ERP fehlt in der Liste. Geht es trotzdem?

Wenn deine Warenwirtschaft UGL-Dateien einlesen kann, ja. Sonst frag unseren Support.

Du brauchst Hilfe?

Melde dich bei unserem Support. Wir richten die Anbindung gemeinsam mit dir und deinem ERP-Betreuer ein.