Petra vereinbart deine Wartungstermine

Was Petra bei Wartungen für dich tut

Petra ruft deine Kunden an und vereinbart mit ihnen den Wartungstermin. Der Termin landet in TAIFUN, wie jede andere Wartung auch.

Du entscheidest, wie viel Petra übernimmt. Entweder gibst du die ganze Terminplanung an Petra ab. Oder Petra bestätigt nur die Termine, die du schon in TAIFUN geplant hast.

Du findest Wartungen unter Projekte → Wartungen.

So läuft es ab

1. Eine Wartung steht an. Du planst den Termin ein: in TAIFUN oder in HalloPetra. Dein Kunde weiß davon noch nichts.
2. Du gibst den Termin an Petra.
3. Petra ruft den Kunden an und bestätigt den Termin. Optional bietet sie einen alternativen Termin an, falls der Kunde nicht kann.
4. Petra bestätigt den Termin auch in TAIFUN.

Erreicht Petra den Kunden auch nach mehreren Versuchen nicht, oder findet sie mit ihm keinen passenden Termin? Dann gibt sie den Termin an dein Büro zurück. Du findest ihn unter Nachfassen, mit dem Grund.

Einfacher Modus und Expertenmodus

Jeder Betrieb plant seine Wartungen anders. Manche planen jeden Termin selbst in TAIFUN und halten sich dabei an feste Regeln. Andere möchten die Planung ganz abgeben. Deshalb gibt es zwei Modi:

• Im einfachen Modus bleibt die Planung bei dir. Petra ruft deine Kunden an und bestätigt nur die Termine, die du geplant hast.
• Im Expertenmodus gibst du die Terminplanung an Petra ab. Sie plant die Touren und sucht am Telefon mit deinen Kunden einen passenden Termin.

Die Tabelle zeigt dir die Unterschiede im Detail.

Der einfache Modus im Detail

1. Du planst die Wartung wie gewohnt in TAIFUN, mit Datum, Uhrzeit und Monteur. Bestätige den Termin dort nicht. In HalloPetra steht er dann unter Vorterminiert.
2. Du gibst den Termin an Petra. Oder Petra übernimmt ihn von selbst, eine feste Zahl von Tagen vor dem Termin.
3. Petra ruft den Kunden an und nennt ihm ein Zeitfenster um den Termin.
4. Sagt der Kunde zu, bestätigt Petra den Termin in TAIFUN. In HalloPetra steht er unter Bestätigt.

Erreicht Petra den Kunden nicht, ruft sie später noch einmal an. Wie oft sie es versucht, stellst du unter Wartungen → Einstellungen ein.

Kann der Kunde nicht, oder erreicht Petra ihn auch beim letzten Versuch nicht? Dann bleibt der Termin unbestätigt in TAIFUN stehen. Petra notiert den Wunsch des Kunden und gibt den Termin unter Nachfassen an dein Büro.

Der Expertenmodus im Detail

1. Unter Offen stehen die Wartungen, die fällig sind. Du wählst sie aus, und HalloPetra berechnet eine Tour mit kurzen Wegen.
2. Du prüfst die Tour und gibst sie frei. Die Termine stehen danach unbestätigt im TAIFUN-Wartungsplan und im TAIFUN-Kalender deiner Monteure, miteinander verknüpft.
3. Du gibst die Termine an Petra, auf Wunsch gleich bei der Freigabe. Oder Petra übernimmt sie von selbst, eine feste Zahl von Tagen vor dem Termin.
4. Petra ruft den Kunden an und nennt ihm ein Zeitfenster um den Termin.
5. Passt der Termin, bestätigt Petra ihn in TAIFUN. Passt er nicht, sucht Petra mit dem Kunden einen anderen Termin, der in die Tour eines Monteurs passt, und verschiebt den Termin in TAIFUN. Wie viel Umweg das kosten darf, legst du fest.

Erreicht Petra den Kunden nicht, ruft sie später noch einmal an, wie im einfachen Modus.

Erreicht Petra den Kunden auch beim letzten Versuch nicht, oder finden die beiden keinen Termin? Dann nimmt Petra den Termin aus dem TAIFUN-Kalender und gibt ihn unter Nachfassen an dein Büro.

Beides kannst du unter Wartungen → Einstellungen abschalten:

• Mit Nur vorterminierte Termine bestätigt Petra nur und bietet keine anderen Termine an.
• Mit Termin bei Übergabe behalten bleibt der Termin im Kalender stehen, wenn Petra ihn an dein Büro gibt.

Welchen Modus soll ich nehmen?

Nimm den einfachen Modus, wenn deine Planung kompliziert ist. Zum Beispiel, wenn deine Termine voneinander abhängen:

• Wartungen gibt es nur bis 14 Uhr, danach fährt der Monteur Störungen.
• Nach einer Ölwartung macht der Monteur am selben Tag keine Wärmepumpe mehr.
• Manche Wartungen fahren zwei Monteure zusammen, und die Teams wechseln alle zwei Wochen.

Solche Regeln kennt Petra nicht. Sie plant Touren mit kurzen Wegen und achtet darauf, welcher Monteur welche Wartung fährt. Bei komplizierten Regeln kann sie deine Planung durcheinanderbringen. Plane dann weiter selbst in TAIFUN, und lass Petra nur bestätigen.

Nimm den Expertenmodus, wenn du die Planung aus dem Büro loswerden willst. Petra findet am Telefon mit deinem Kunden einen Termin, der ihm passt und in die Tour des Monteurs passt. Dafür brauchst du TAIFUN in Version 26.05.01 oder neuer.

Häufige Fragen

Kann ich einstellen, ob Petra den Termin rausnimmt, wenn sie den Kunden nicht erreicht?
Im einfachen Modus bleibt der Termin immer unbestätigt in TAIFUN stehen. Im Expertenmodus entscheidest du selbst. Wenn er stehen bleiben soll, schalte unter Wartungen → Einstellungen Termin bei Übergabe behalten ein.

Ruft Petra alle Nummern meines Kunden an?
Ja. Bei jedem Versuch ruft Petra die Nummern des Kunden nacheinander an, bis sie ihn erreicht.

Was passiert, wenn mein Kunde selbst anruft?
Dann kümmert sich Petra auch im eingehenden Anruf um seinen Wartungstermin. Im einfachen Modus bestätigt sie ihn, im Expertenmodus kann sie ihn auch verschieben.

Bekommt mein Kunde eine Bestätigung?
Ja. Hat Petra den Termin mit deinem Kunden vereinbart, schickt sie ihm automatisch eine SMS mit dem Termin.

Kann Petra meine Kunden auch per E-Mail oder SMS erreichen, statt anzurufen?
Noch nicht. Heute ruft Petra deine Kunden an. Die Terminvereinbarung per E-Mail und SMS ist in Arbeit.

Kostet Wartungen extra?
Nein. Wartungen kostet nichts extra und geht mit jedem Tarif. Petras Anrufe zählen wie jedes andere Gespräch zu deinen Minuten.

Wo sehe ich, was Petra gemacht hat?
Unter Wartungen siehst du jeden Termin mit seinem Stand: Bei Petra, Nachfassen oder Bestätigt. Wann Petra die nächsten Anrufe plant, siehst du unter Outbound. Petras Notizen zu jedem Anruf findest du, wenn du den Vertrag öffnest, unter Aktivitäten.

Kann ich den Modus später ändern?
Ja, jederzeit unter Wartungen → Einstellungen bei Arbeitsweise. Deine offenen Wartungen gehen dabei nicht verloren.

Du brauchst Hilfe?

Zum Einrichten klickst du unter Projekte → Wartungen auf Einrichtung starten. HalloPetra führt dich Schritt für Schritt durch.

Melde dich bei unserem Support. Wir richten Wartungen gern gemeinsam mit dir ein.