Aufgaben: Gesprächsabläufe definieren

Last updated 4 months ago

Aufgaben sind das Herzstück von Petras Arbeitsweise.

Sie definieren, wie Petra bei bestimmten Anliegen vorgeht und welche Informationen sie vom Anrufer abfragt.

💡 Was sind Aufgaben?

Eine Aufgabe ist im Prinzip ein Prozess oder Leitfaden, den Petra bei einem bestimmten Anliegen nutzt.

Beispiel:

  • Rückruf vereinbaren

  • Neukundenanfrage

  • Bad-Sanierung oder Wartung

So kannst du sicherstellen, dass Petra genau die Informationen sammelt, die du brauchst.

📋 Vorlagen nutzen

Du findest bereits viele fertige Aufgaben-Vorlagen – allgemein oder branchenspezifisch.

Beispiele:

  • Heizung & Sanitär

  • Dachdecker

  • Elektriker

Wähle einfach die passende Vorlage aus und aktiviere sie.

🧱 Aufgaben anpassen

  • Öffne eine bestehende Aufgabe und überprüfe den Ablauf.

  • Fragen, die du nicht brauchst → deaktivieren oder löschen.

  • Neue Fragen hinzufügen → über die Bearbeitungsfunktion oder per Sprachbefehl.

Beispiel: „Hey Petra, füge bei der Aufgabe Bad-Sanierung bitte die Frage hinzu, ob bereits ein Gestaltungskonzept vorliegt.“

  • Petra ergänzt den neuen Schritt automatisch.

✏️ Eigene Aufgaben erstellen

  • Klicke auf „Neue Aufgabe hinzufügen“.

  • Gib an, worum es geht (z. B. Kundenservice, Rückruf, Terminabsprache).

  • Definiere die Fragen, die Petra stellen soll.

  • Petra macht Vorschläge für sinnvolle Zusatzfragen (z. B. Dringlichkeit, Schadensausmaß).

  • Bestätige und speichere deinen Ablauf.

🔄 Aufgaben verbessern

  • Bestehende Prozesse kannst du jederzeit anpassen.

  • Petra schlägt automatisch Verbesserungen vor, wenn du Feedback gibst.

  • Änderungen werden sofort für zukünftige Gespräche übernommen.

📞 Aufgabe „Mitarbeiter weiterleiten“

Diese Aufgabe ist Pflicht, wenn Petra Anrufe an Mitarbeiter durchstellen soll.

  • Aktiviere die Aufgabe „Mitarbeiter weiterleiten“.

  • Zwei Modi verfügbar:

    • Freie Weiterleitung: Petra erkennt selbst, wer zuständig ist.

    • Direkte Weiterleitung: Alle Anrufe gehen an eine festgelegte Person (z. B. Sabine aus der Buchhaltung).

✨ Mit Aufgaben steuerst du, wie Petra spricht, was sie fragt und wie sie reagiert – damit jeder Anruf perfekt zu deinem Betrieb passt. 🚀

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Wiki-Eintrag?

Eine Aufgabe steuert einen konkreten Gesprächsablauf. Ein Wiki-Eintrag liefert Hintergrundwissen, das Petra in vielen Gesprächen nutzen kann.

Gibt es fertige Vorlagen?

Ja, im Dashboard findest du branchenspezifische Vorlagen sowie allgemeine wie Rückrufvereinbarung und Neukundenanfrage.

Kann ich Aufgaben deaktivieren, ohne sie zu löschen?

Ja, Aufgaben können jederzeit ein- und ausgeschaltet werden.