Einstellungen: Betrieb, Zeiten & Begrüßungen

🏢 Betrieb

• Firmendaten sind vorausgefüllt (aus eurer Website).

• Falls etwas nicht stimmt: Daten hier anpassen.

🕰 Öffnungszeiten

• Öffnungszeiten sind zentral – Petra richtet Rückruf-Hinweise daran aus.

• Mittagspause abbilden: Zeitblöcke pro Tag hinzufügen (z. B. 08–12 Uhr und 13–17 Uhr).

• Alternativ per Wochentage steuern (gleiche Zeiten Mo–Fr).

🧠 Tätigkeiten (Petras „Gehirn“)

• Zentrale Infos hinterlegen (Leistungen, Prozesse, Hinweise).

• Beispiele:

  • „Termine über Petra oder Kontaktformular auf der Website“

  • „Für Bad-Sanierung: vorab Online-Rechner nutzen“

• Ziel: häufige Fragen abdecken, damit Petra sofort helfen kann.

👋 Begrüßungen

• Neue Begrüßung anlegen (Vorlagen oder eigener Text).

• Bedingungen vergeben: während / außerhalb der Öffnungszeiten.

• Personalisierung per Datenpunkten (Anrede, Nachname etc.):→ Kontakte via CSV/API importieren, dann z. B. „Hallo Herr Meier, wie kann ich helfen?“

• Empfehlung: Offene Begrüßung zu jeder Uhrzeit (nicht direkt „außerhalb der Zeiten“ hinweisen) – Kunden verstehen so, dass sie dennoch etwas erledigen können.

☎️ Rufnummern (eingehend)

• Eigene eingehende Nummer eintragen (die auf Petra umleitet).

• Rufumleitung richtest du in deiner TK-Anlage/FritzBox ein.

• Hilfe: „Rufumleitung neu einrichten“ → Assistent mit Anleitungen (auch für weitere Systeme).

📤 Ausgehende Rufnummer

• Damit beim Rückruf eure Firmennummer angezeigt wird (statt Petras Berliner Nummer):

  1. Nummer eintragen und benennen

  2. „Anruf starten“ → Code am Telefon eingeben

  3. Nummer ist verifiziert und auswählbar

🔔 Aktionen (Benachrichtigungen)

• Standard: E-Mail mit Transkript (Vorlage)

  • „An passenden Mitarbeiter senden“ oder Fallback an z. B. info@…

• Bedingungen optional (z. B. zusätzliche Mail außerhalb der Zeiten).

• Auslöse-Logik Hinweis: Standard = bei Anrufen > 20 Sekunden.

• Weitere Aktionen:

  • SMS: Empfänger wählen, Inhalt (z. B. Name, Zusammenfassung) definieren.

  • Automatischer Rückruf durch Petra bei sehr kurzen/abgebrochenen Anrufen→ Schwelle (z. B. < 20 Sek.) und ausgehende Nummer festlegen, Begrüßungstext anpassen.

🔌 Webhooks & Integrationen

• Webhooks/API: Anbindung externer Systeme (bei Bedarf Technikteam einbinden).

• Website-Integration (Callback-Widget):

  • Text und Felder frei anpassen (z. B. Name, E-Mail, Adresse).

  • Kunde klickt „Anruf bekommen“ → Petra ruft aktiv an (mit eurer verifizierten Nummer).

  • Einbindung per Code-Snippet oder Anleitung für gängige Website-Builder.

📅 Kalender (Verweis)

• Termin-Typen kannst du hier oder direkt im Kalender anlegen (Details im Kalender-Kapitel).

🧩 Sonstiges

• Adressvalidierung (Google-Maps-Check): PLZ hinterlegen → Petra prüft genannte Adressen auf Plausibilität (z. B. „Chaussee-“ vs. „Schosseestraße“).

• Anrufstatus verwalten (neu / in Bearbeitung / erledigt / eigene Stati).

• Weitere Kontaktfelder hinzufügen (z. B. Firma) → erscheint im Kontaktprofil.

✨ Ergebnis: Mit diesen Einstellungen wird Petra zu deinem Teammitglied – korrekt begrüßen, passend informieren, richtig benachrichtigen und unter eurer Nummer zurückrufen.

Häufige Fragen

Was ist das Tätigkeitenfeld und warum ist es wichtig?

Das Tätigkeitenfeld ist Petras Wissensbasis. Je vollständiger du es ausfüllst, desto mehr Fragen kann Petra direkt beantworten.

Muss ich Firmendaten manuell eingeben?

Nein, Firmendaten werden beim Onboarding automatisch von deiner Website übernommen. Du kannst sie aber jederzeit anpassen.

Was sind Begrüßungen?

Begrüßungen sind die Ansagen, die Petra bei Anruf abspielt. Du kannst beliebig viele anlegen und mit Bedingungen verknüpfen (Uhrzeit, Wochentag).