Kurzbeschreibung

Petra sendet E-Mail-Benachrichtigungen (z. B. Anrufzusammenfassungen, Rückrufbitten) an die hinterlegten E-Mail-Adressen. Wenn diese E-Mails nicht ankommen, kann das verschiedene Ursachen haben.

Häufigste Ursache: Gegenseitige Blockierung

So entsteht das Problem: 1. Ihr E-Mail-Server blockiert eine E-Mail von Petra (z. B. durch Spam-Filter oder Sicherheitsrichtlinien) 2. Unser E-Mail-Provider erhält eine Bounce-Nachricht (Rückmeldung: "Zustellung abgelehnt") 3. Unser Provider setzt Ihre Domain automatisch auf eine Sperrliste, um weitere Bounce-Fehler zu vermeiden 4. Ab jetzt kommen E-Mails in beide Richtungen nicht mehr an

So lösen Sie das Problem

Schritt 1: Petra-Absender whitelisten

Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, folgende Absender-Adressen auf die Whitelist zu setzen:

• petra@hallopetra.de
• info@hallopetra.de

Bei Exchange/Microsoft 365: Unter Nachrichtenfluss-Regeln oder Verbindungsfilter eine Ausnahme anlegen. Bei Google Workspace: Unter Admin → Apps → Gmail → Spam, Phishing und Malware eine Whitelist-Regel anlegen.

Schritt 2: Uns kontaktieren

Schreiben Sie an info@hallopetra.de und teilen Sie mit, dass E-Mails nicht ankommen. Wir veranlassen dann die Entsperrung Ihrer Domain bei unserem E-Mail-Provider.

Schritt 3: Testmail prüfen

Nach der Entsperrung senden wir eine Test-E-Mail. Bestätigen Sie den Empfang, damit wir sicherstellen können, dass die Zustellung wieder funktioniert.

Prüfen ob E-Mails ankommen

Im HalloPetra-Dashboard unter Anrufdetails sehen Sie, ob eine E-Mail-Benachrichtigung versendet wurde. "E-Mail gesendet" bedeutet, dass die E-Mail unser System verlassen hat — nicht, dass sie angekommen ist.

Falls E-Mails laut Dashboard gesendet, aber nicht empfangen werden: - Prüfen Sie Ihren Spam-/Quarantäne-Ordner - Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Server Bounce-Nachrichten zurückschickt

Häufige Fragen

Petra zeigt "E-Mail gesendet", aber ich erhalte nichts — warum?

Wahrscheinlich blockiert Ihr E-Mail-Server die Zustellung. Prüfen Sie Spam/Quarantäne und bitten Sie Ihre IT, die Absender zu whitelisten (siehe oben).

Meine E-Mails an info@hallopetra.de kommen auch nicht an — hängt das zusammen?

Ja, möglicherweise. Wenn eine gegenseitige Blockierung entstanden ist, sind beide Richtungen betroffen. Kontaktieren Sie uns über einen alternativen Kanal (z. B. Chat im Dashboard oder telefonisch).

Seit wann werden E-Mails blockiert?

Das passiert oft, nachdem ein E-Mail-Server einmalig eine E-Mail ablehnt. Ab diesem Zeitpunkt werden alle zukünftigen E-Mails an Ihre Domain blockiert.

Kann ich die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ändern?

Ja, im Dashboard unter den Aufgaben- oder Mitarbeiter-Einstellungen können Sie festlegen, an welche E-Mail-Adresse Petra Benachrichtigungen senden soll.