Regeln: festlegen, was Petra mit deinen E-Mails tut

Was Regeln für dich tun

Mit Regeln sagst du Petra, was sie mit deinen E-Mails machen soll. Zum Beispiel: Bei einem Notfall sofort antworten. Oder: Rechnungen an die Buchhaltung weiterleiten.

So erledigt Petra die immer gleichen Aufgaben für dich, und du behältst die Kontrolle.

Jedes Postfach hat eigene Regeln. Du findest sie unter E-Mail → Regeln. Jede Person mit Zugriff auf das Postfach kann sie ändern.

Was Petra tun darf

Für jede Regel wählst du eine von fünf Möglichkeiten:

Tipp: Du bist dir noch unsicher? Starte mit Entwurf. Dann siehst du jede Antwort, bevor sie rausgeht. Wenn dir Petras Antworten gefallen, stellst du später auf Antworten um.

Gut zu wissen:

• Ob eine E-Mail überhaupt eine Antwort braucht, entscheidet Petra selbst.

• Bei Antworten schickt Petra in einem Gesprächsverlauf nur ihre erste eigene Antwort selbst ab. Auf weitere E-Mails im selben Verlauf schreibt sie dir einen Entwurf.

So legst du eine Regel an

1. Öffne E-Mail → Regeln.

2. Klicke beim Postfach auf Regel erstellen.

3. Beschreibe in einem Satz, was Petra tun soll, zum Beispiel: „Leite Rechnungen an die Buchhaltung weiter.“
   Oder starte mit einer Vorlage, zum Beispiel Abwesenheitsnotiz oder Terminanfrage.

4. Klicke auf Regel erstellen.
   Petra baut die Regel für dich.

5. Prüfe die Regel, und klicke auf Regel speichern.

So änderst du eine Regel

Klicke in der Liste auf eine Regel. Deine Änderungen speichert HalloPetra automatisch.

Das kannst du einstellen:

• Wann gilt die Regel?

  • Petra: Petra erkennt passende E-Mails an deiner Beschreibung.

  • Absender: Die Regel gilt für E-Mails von bestimmten Adressen.

  • Datum: Die Regel gilt an bestimmten Tagen, zum Beispiel im Betriebsurlaub.

  • Immer: Die Regel gilt für jede E-Mail.

• Was darf Petra? Hier wählst du eine der fünf Möglichkeiten von oben.

• Ablage: Hier wählst du, wohin Petra die E-Mail legt. Bei Petra entscheidet sucht Petra den passenden Ordner aus. Bei Nicht bewegen bleibt die E-Mail, wo sie ist.

• Antwort: Hier legst du fest, was Petra schreibt.

  • Petra: Petra formuliert die Antwort selbst. Unter Anweisung oder Vorlage gibst du ihr die Richtung vor.

  • Fester Text: Petra verwendet genau deinen Text, zum Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz. Platzhalter wie {name} ersetzt sie durch den Namen des Kunden.

• Von: Hier wählst du, unter welchem Namen Petra antwortet.

• Aktiv: Mit dem Schalter pausierst du eine Regel, ohne sie zu löschen.

So sieht Petras Antwort aus

Petras vorbereitete Antwort steht direkt unter der E-Mail. Du kannst sie ändern, mit Verfeinern von Petra überarbeiten lassen oder mit Senden abschicken.

Häufige Fragen

Ich möchte jede Antwort erst sehen. Wie stelle ich das ein?

1. Öffne E-Mail → Regeln.

2. Klicke auf eine Regel mit Antworten.

3. Wähle unter Was darf Petra? die Aktion Entwurf.

Mach das für jede Regel mit Antworten, auch beim Standardverhalten. Ab dann schreibt Petra nur noch vor, und du schickst selbst ab.

Welche Regel gilt, wenn mehrere passen?

Petra nimmt für jede E-Mail genau eine Regel:

1. Zuerst eine Regel mit Immer.

2. Dann eine Regel mit Datum, wenn heute einer ihrer Tage ist.

3. Sonst die erste passende Regel in der Liste, von oben nach unten.

Was passiert mit E-Mails, zu denen keine Regel passt?

Für sie gilt das Standardverhalten am Ende der Liste. Bei einem neuen Postfach ist das Nichts tun. Um es zu ändern, klicke auf Standardverhalten, und wähle unter Was darf Petra? eine andere Aktion.

Antwortet Petra auf Abwesenheitsnotizen oder Newsletter?

Nein. Auf automatische E-Mails wie Abwesenheitsnotizen und die meisten Newsletter antwortet Petra nie selbst, auch wenn eine Regel mit Antworten passt.

Unter welchem Namen antwortet Petra?

Unter dem Namen, den du in der Regel unter Von wählst. Ohne Auswahl nimmt sie den Standard-Absender des Postfachs. Du findest ihn unter E-Mail → Einstellungen im Bereich Absender.

Du brauchst Hilfe?

Melde dich bei unserem Support. Wir richten deine Regeln gern gemeinsam mit dir ein.