HalloPetra für Make - verbinde Petra mit über 3.000 Programmen

Last updated 15 days ago

Ab sofort gibt es HalloPetra als offizielle App für Make. Damit verbindest du Petra mit den Programmen, mit denen du ohnehin arbeitest — Lexware Office, Google Tabellen, Outlook, dein CRM und rund 3.000 weitere — ohne eine Zeile Programmcode.

Was du damit machen kannst

Petra weiß, wer anruft — bevor sie „Guten Tag" sagt. Noch während es klingelt, schaut dein Make-Szenario dort nach, wo deine Kunden stehen: in deiner Kundenliste, deinem CRM oder deiner Buchhaltung. Petra begrüßt den Anrufer dann mit Namen und kennt die Vorgeschichte — kein „Mit wem spreche ich?", kein erneutes Buchstabieren der Adresse.

Nach dem Auflegen passiert das Richtige von allein. Sobald Petra ein Gespräch beendet hat, arbeitet Make weiter: Der Anrufer steht als Kontakt in Lexware Office, die Gesprächszusammenfassung liegt als E-Mail im Büro, der Auftrag als Zeile in deiner Liste. Niemand muss abends Notizen abtippen.

Du kannst eines von beidem bauen oder beides — jedes ist ein eigenes Szenario und in etwa zehn Minuten eingerichtet.

So richtest du es ein

  1. API-Schlüssel anlegen. In HalloPetra unter Einstellungen → Integrationen → API-Schlüssel (nur für Administratoren sichtbar). Der Schlüssel beginnt mit hp_ck_ — behandle ihn wie ein Passwort.

  2. App in Make finden. Lege ein neues Szenario an, klicke auf das Pluszeichen und suche nach HalloPetra.

  3. Verbindung anlegen. Beim ersten HalloPetra-Baustein klickst du auf „Create a connection" und fügst deinen Schlüssel ein. Make prüft ihn sofort — ein Tippfehler fällt gleich auf. Das machst du nur einmal; alle weiteren Bausteine nutzen dieselbe Verbindung.

Danach stehen dir vier Bausteine zur Verfügung:

Baustein

Was er tut

Vor einem Anruf

Startet dein Szenario, sobald das Telefon klingelt — bevor Petra abnimmt

Antwort an Petra

Schickt deine Antwort (Name, Kundennummer, Notizen) zurück an Petra

Auf Petra reagieren

Startet dein Szenario nach Ereignissen — z. B. nach jedem beendeten Anruf

Eigener API-Aufruf

Für alles Weitere: ruft die HalloPetra-API direkt auf

Ein typisches „Petra weiß, wer anruft"-Szenario sieht so aus: Vor einem Anruf → Kontakt nachschlagen → Antwort an Petra. Mehr braucht es nicht.

Gut zu wissen

Ein Anruf geht nie verloren. Wenn Petra vor dem Abnehmen bei deinem Szenario nachfragt, wartet sie maximal 2,5 Sekunden auf die Antwort. Braucht dein Szenario länger oder findet es nichts, führt Petra das Gespräch einfach ohne die Zusatzdaten — der Anrufer merkt davon nichts. Deshalb gilt für dieses Szenario: genau ein Suchschritt, sonst nichts.

Nichts geht unter. HalloPetra bewahrt 30 Tage lang auf, was Petra getan hat. War dein Szenario übers Wochenende aus oder dein CRM kurz nicht erreichbar, holt es beim nächsten Lauf alles nach.

Sicherheit. Die Verbindung funktioniert nur mit deinem persönlichen API-Schlüssel. Gerät er in falsche Hände, löschst du ihn in HalloPetra und legst einen neuen an — erst das Löschen macht einen Schlüssel ungültig.

Wie es technisch funktioniert

Für Techniker unter euch: Die App nutzt zwei Mechanismen. Vor dem Anruf ruft HalloPetra einen Webhook auf, den Make automatisch registriert, und wartet synchron auf die Antwort deines Szenarios. Nach dem Anruf liest Make in regelmäßigen Abständen einen Event-Feed aus (im kostenlosen Make-Tarif alle 15 Minuten, in bezahlten bis zu jede Minute) — mit Cursor, sodass kein Ereignis doppelt oder gar nicht ankommt. Die Zustellung ist at-least-once; Ereignisse bleiben 30 Tage abrufbar.

Loslegen

Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots findest du unter hallopetra.de/ratgeber/make. Du kommst nicht weiter? Schreib uns an torben@hallopetra.de — wir richten dein erstes Szenario gern gemeinsam mit dir ein.