Notdienst: Notfälle an den richtigen Kollegen durchstellen

Was der Notdienst für dich tut

Ein Rohrbruch am Sonntag oder ein Heizungsausfall in der Nacht: Mit dem Notdienst stellt Petra solche Anrufe an den Kollegen durch, der gerade Dienst hat. Im Notdienstplan legst du fest, wer wann dran ist.

Du bestimmst, wann der Notdienst gilt, was ein Notfall ist und ob Petra einen Zuschlag nennt. Petra stellt nur durch, wenn der Anrufer zustimmt.

Das brauchst du

• Einen Zugang zum HalloPetra-Dashboard. Der Notdienst gehört zu jedem HalloPetra-Konto.

• Die Mitarbeiter, die Notdienst machen, mit einer Telefonnummer auf der Seite Mitarbeiter.

Tipp: Petra kann nur Mitarbeiter mit Telefonnummer durchstellen. Prüf die Nummern, bevor du startest.

Schritt 1: Notdienst einrichten

1. Klicke in der Seitenleiste auf Notdienst. Vor der Einrichtung steht er unter Entdecken, danach unter Kalender.

2. Klicke auf Notdienst einrichten.

3. Wähle die Notdienst-Abteilung. Wenn es noch keine gibt, wähle Neue Abteilung anlegen.

4. Wähle unter Wer macht Notdienst? die Mitarbeiter aus, und klicke auf Weiter.

Die Mitarbeiter bleiben in ihren anderen Abteilungen.

Schritt 2: Zeiten festlegen

Wähle unter Wann gilt der Notdienst?, wann Petra Notfälle durchstellt:

• Außerhalb der Öffnungszeiten: abends, nachts und am Wochenende. Das empfehlen wir.

• Rund um die Uhr: auch während der Öffnungszeiten.

• Eigene Zeiten: Zeiten, die du selbst festlegst.

Außerhalb dieser Zeiten nimmt Petra auch dringende Anliegen wie jeden anderen Anruf auf.

Schritt 3: Festlegen, wie Petra Notfälle annimmt

1. Wähle Standardablauf „Notdienst“. Das empfehlen wir.

2. Beschreib unter Was gilt als Notfall?, was bei euch dringend ist, zum Beispiel „Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter“. Lässt du das Feld leer, entscheidet Petra selbst.

3. Trag unter Notdienstzuschlag euren Zuschlag ein, zum Beispiel „89 € pro Einsatz zzgl. Anfahrt“. Petra nennt ihn, bevor sie durchstellt.

4. Lass SMS nach dem Anruf eingeschaltet. Dann bekommt der Kollege nach jedem Notdienst-Anruf eine Kurzinfo.

5. Klicke auf Notdienst einschalten.

Schritt 4: Notdienstplan füllen

Im Notdienstplan legst du fest, wer wann Dienst hat.

1. Klicke auf Einsatz einplanen. Oder klicke in der Woche auf einen Tag.

2. Wähle den Mitarbeiter.

3. Wähle unter Zeiten die Option Notdienstzeiten übernehmen.

4. Wähle unter Wiederholung, wie oft der Dienst kommt, zum Beispiel Wöchentlich oder Wochenende (Sa & So).

5. Klicke auf Einplanen.

Mehrere Kollegen können gleichzeitig Dienst haben. Klicke auf Woche, um den Plan Stunde für Stunde zu sehen. Ein grüner Streifen heißt: Jemand hat Dienst. Ein roter Streifen heißt: In dieser Notdienstzeit ist niemand eingeteilt.

Ist ein Notdienst-Kollege in keinem Einsatz eingeteilt, zeigt HalloPetra ihn in einem gelben Kasten über dem Plan.

Fertig! Den Plan änderst du jederzeit unter Kalender → Notdienst.

Was danach passiert

Ruft jemand in der Notdienstzeit mit einem Notfall an, geht Petra so vor:

1. Sie klärt, was passiert ist und ob es bis zum nächsten Arbeitstag warten kann.

2. Sie nennt den Notdienstzuschlag, wenn du einen eingetragen hast.

3. Sagt der Anrufer zu, stellt sie ihn an den Kollegen durch, der laut Plan Dienst hat.

4. Nimmt niemand ab, versucht sie es bei einer zweiten Person, wenn noch jemand eingeteilt ist.

5. Erreicht sie niemanden, nimmt sie Name, Rückrufnummer, Adresse und Anliegen auf. Sie sagt einen schnellen Rückruf zu.

Ist niemand eingeteilt, ruft Petra nur Notdienst-Kollegen an, die gerade Arbeitszeit haben. Nachts erreicht sie so meist niemanden. Plane deshalb jede Notdienstzeit ein.

Häufige Fragen

Warum hat Petra einen Notfall nicht durchgestellt?

Öffne den Anruf unter Anrufe. Dort beantwortet HalloPetra die Frage Warum wurde nicht zum Notdienst durchgestellt?. Oft war niemand eingeteilt, niemand erreichbar, oder der Anrufer wollte nicht durchgestellt werden.

Nennt Petra den Zuschlag auch tagsüber?

Nur wenn du Rund um die Uhr gewählt hast. Sonst gelten Zuschlag und Durchstellen nur in der Notdienstzeit. Tagsüber nimmt Petra dringende Anrufe dann wie jeden anderen Anruf auf.

Ich sehe „Lege zuerst einen Notdienstplan an“. Was tue ich?

Öffne Kalender → Notdienst, und richte den Notdienst ein. Danach kannst du den Ablauf einschalten.

Kann ich den Notdienst kurz ausschalten?

Ja. Klicke auf der Seite Notdienst im Bereich Notdienst-Ablauf auf Bearbeiten. Schalte Ablauf aktiv aus. Dein Plan bleibt erhalten.

Du brauchst Hilfe?

Melde dich bei unserem Support. Wir richten deinen Notdienst gern gemeinsam mit dir ein.